Главная » Электронный документ
Электронный документ
Как обеспечивается совместный доступ к документам через интернет
Как обеспечивается совместный доступ к документам через интернет

Глобальное информационное пространство земного шара объединяет между собой множество людей и организаций. Несколько десятков лет назад учеными были созданы системы, способные контролировать определенные ресурсы для упрощения управленческих процессов. Так появились всем известные системы электронного документооборота (СЭД или СЭДО). Подобные системы обеспечивают совместный доступ к документам через интернет. (далее…)...

Опубликовано: 20.10.2014
Как и где можно создать документ онлайн
Как и где можно создать документ онлайн

Разработчики IT-технологий предлагают пользователям бесплатные онлайн-сервисы, которые включает в себя различные формы, архивы, таблицы, текстовые редакторы. Данные инструменты позволяют создать документ онлайн, при этом одновременно контактируя с другими пользователями. (далее…)...

Опубликовано: 17.10.2014
Какими бывают системы управления электронными документами
Какими бывают системы управления электронными документами

Современные системы управления электронными документами – это особые информационные структуры, которые контролируют все процессы, связанные с управлением электронным документооборотом (ЭДО) на предприятии. Также их принято называть кратко СЭД. Структурной единицей здесь выступает важнейший носитель юридически значимой информации – электронный документ. Такие элементарные частицы находятся в постоянном движении, которое образовывает полноценный...

Опубликовано: 17.10.2014
Что такое электронная документация и каковы ее возможности?
Что такое электронная документация и каковы ее возможности?

Современный мир настолько привязан к информационным технологиям, что управление любой организацией, как на локальном, так и на глобальном уровне без применения цифровых атрибутов просто невозможно. Именно поэтому были созданы специальные системы, которым подчиняется вся существующая электронная документация. Она существует в специальном информационном пространстве, которое полностью интегрировано со всеми процессами, протекающими...

Опубликовано: 16.10.2014
Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты
Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? (далее…)...

Опубликовано: 15.10.2014
Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации
Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации

Одной из последних новинок в сфере информационных технологий стало создание систем электронного документооборота, которые подарили миру возможность использовать инструменты цифровой коммерции. Для хранения бесчисленного количества организационных документов были созданы специальные хранилища – архивы. Электронный архив документов, как и обычные его «сородичи», призван накапливать и должным образом сохранять четко определенную информацию....

Опубликовано: 15.10.2014
Что такое электронный договор и как его заключают?
Что такое электронный договор и как его заключают?

Многие организации уже давно стали активными пользователями систем, предусматривающих электронный документооборот. Но в процессе своей деятельности они часто сталкиваются с такими препятствиями, как контролирующие органы. Это связано, прежде всего, с применением такого элемента системы, как электронный договор. (далее…)...

Опубликовано: 01.10.2014
Что такое электронный документ
Что такое электронный документ

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации. (далее…)...

Опубликовано: 30.09.2014
Электронная копия документа – это необходимость или излишество?
Электронная копия документа – это необходимость или излишество?

Электронный документооборот прочно вошел в современный деловой мир. При работе в таком формате возникает много вопросов, связанных с копированием документации. Этот процесс занимает отдельную важную нишу в процессе документооборота. Если говорить о бумажном носителе, тут все предельно просто – это копия, подписанная должностным лицом и заверенная печатью организации. Но электронная...

Опубликовано: 29.09.2014
ФЗ об электронном документе: что он регламентирует и что ограничивает
ФЗ об электронном документе: что он регламентирует и что ограничивает

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью. Большая часть всех современных предприятий уже перешла на него, отказавшись от бумажных источников информации. Существует ФЗ об электронном документе, который регламентирует его существование и использование во всех необходимых сферах жизнедеятельности. (далее…)...

Опубликовано: 26.09.2014
Как осуществляется защита электронных документов и их отдельных фрагментов
Как осуществляется защита электронных документов и их отдельных фрагментов

Обеспечение безопасности при использовании электронной информации представляет собой определенные меры по защите против несанкционированного доступа к данным и возможности внесения каких-либо изменений. В данном случае целесообразно применять комплексные решения, поскольку только они смогут полноценно уберечь от проникновения злоумышленниками. Именно поэтому защита электронных документов и их отдельных фрагментов должна осуществляться посредством...

Опубликовано: 25.09.2014
Электронный документ

Все больше предприятий отдают предпочтение электронной документации – ее легче хранить, обрабатывать и искать в случае необходимости. Не нужно устраивать в офисе пылесборники в виде рядов папок с бумагами, или ждать подписи человека, находящегося в командировке — электронный документ легко завизировать на расстоянии, молниеносно растиражировать в нужном количестве, причем стоит это гораздо дешевле, чем манипуляции с бумажными аналогами.

 Правовые основания

Специальные системы управления координируют движение электронных документов, тем самым задавая ритм работы всей организации. В итоге повышается производительность труда всего коллектива и каждого отдельного работника, так или иначе принимающего участие в документообороте.

Использование электронных документов регламентировано ФЗ «Об электронной подписи», Гражданским кодексом РФ, определяется приказами Федеральной налоговой службы и письмами Минфина.

Как создаются цифровые документы

Современные технологии позволяют не только быстро передавать сотрудникам информацию, но и обеспечивают совместный доступ к документу для коллективной работы. Существуют также интернет-сервисы, которые позволяют сообща создавать документы онлайн.

Что же такое электронный документ? Это некая информация, зафиксированная на электронных носителях. Но так же, как и в случае с обыкновенной бумагой, юридическую силу ему придают определенные реквизиты, в том числе электронные подпись и печать.

Преимущества

Цифровые технологии облегчают проведение сделок между предприятиями, особенно теми, которые расположены на значительном расстоянии друг от друга. Заключение электронного договора не требует личной встречи партнеров, а его подлинность при необходимости признает любой суд.

 

Еще один весомый плюс – оптимизация разнообразной отчетности в налоговые органы и Пенсионный фонд. Все это сегодня можно создать, при необходимости оперативно откорректировать и отправить одним кликом, не переживая за график работы почтовых и курьерских служб.

Особенности использования

Очень часто в процессе работы нам необходима копия того или иного документа. Если оригинал бумажный, никаких вопросов не возникнет, но что делать, если вам потребовалась копия документа, который существует только в цифровом формате? Ее следует распечатать на бумаге и заверить надлежащим образом, причем на распечатке должно быть указано, что первоисточник – электронный документ.

Раз существуют и широко используются цифровые документы, значит, имеются и электронные архивы – хранилища информации, или базы данных. Как и обычные архивы, они должны быть четко структурированы, но, в отличие от первых, обработать и классифицировать цифровые данные намного проще.

Кроме того, поиск нужного документа может осуществляться как традиционным способом, по указанным реквизитам (дате, номеру документа), так и по фрагменту текста, который предположительно должен содержаться в искомом документе.

Несмотря на то что файлы могут храниться неограниченное количество времени, следить за их сохранностью нужно не менее тщательно. Осуществляется защита электронных документов разными способами: это и создание резервных копий, и обеспечение бесперебойной подачи электроэнергии, и установление паролей для предотвращения несанкционированного доступа.

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
Закрыть

Задать вопрос