Главная » Электронный документ » Что такое электронная документация и каковы ее возможности?

Что такое электронная документация и каковы ее возможности?

Современный мир настолько привязан к информационным технологиям, что управление любой организацией, как на локальном, так и на глобальном уровне без применения цифровых атрибутов просто невозможно. Именно поэтому были созданы специальные системы, которым подчиняется вся существующая электронная документация. Она существует в специальном информационном пространстве, которое полностью интегрировано со всеми процессами, протекающими в организации и обществе, и называется системой электронного документооборота.

Особенности электронной документации

Особенности электронного документооборотаДокумент – важнейший юридически значимый носитель информации. Данные, переведенные с аналоговых носителей на цифровые, представляют собой электронный документ (ЭД). В большинстве случаев для заверения приведенных сведений в закодированной с помощью специальных шифров форме применяются различные виды электронных подписей и печатей. Они выступают аналогами бумажных. Каждый ЭД имеет свою регистрационную карту, которая содержит реквизиты и краткую информацию о нем.

Электронные документы подразделяются на две большие группы:

  • Формальные. Преимущественно это служебные или официальные документы. Они составляются исключительно в соответствии с определенными требованиями и формами.
  • Неформальные. В данном случае ЭД может выступать любое сообщение, созданное на электронном носителе в произвольной форме.

Электронная документация и ее защита полностью зависят от программного обеспечения и компетенции обслуживающих ее сотрудников.

Преимущества и возможности

Все новое создается для упразднения старого – так и в этом случае. Для того, чтобы не хранить в архивах огромные кипы документов, которые просуществовать могут только в определенных условиях, были созданы системы СЭД, которые прекрасно помещаются на серверах или жестких дисках и не требуют столько внимания, как их предшественники. Уместно будет перечислить основные преимущества электронных документов по сравнению с обычными:

  1. Сокращается время передачи документов, а также ее стоимость. Буквально за несколько секунд сгруппированная информация может переместиться из одной точки планеты в другую и практически бесплатно.
  2. Управление документацией в электронном виде занимает намного меньше времени, чем это было раньше, когда главной была «бумага».
  3. Появляются новые, более совершенные способы защиты информации.
  4. Значительно уменьшаются сроки создания и тиражирования важнейшей документации.
  5. Архивное хранение подобных документов также получило меньшую стоимость, чем в случае с классическими их предшественниками.
  6. Имеет место контекстный поиск.
  7. Создание и обработка данных на электронном носителе значительно проще и удобнее, чем подготовка документа на бумаге.
  8. Система ЭДО имеет настолько удобный функционал, насколько это необходимо его пользователю. Поэтому в последние годы подобные изобретения получили много дополнительных или расширенных возможностей.

Документация, по мере необходимости, находится в постоянном движении. Это движение, перемещение называется документооборотом. За последние несколько десятилетий было создано большое количество различных программных продуктов, которые способны не только контролировать информационный поток организации, но и задавать ей деловой ритм. СЭД уже умеют не только регулировать корпоративный документооборот, но и управлять всеми структурными подразделениями по отдельности и предприятием в целом.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x