Электронная копия документа – это необходимость или излишество?
Электронный документооборот прочно вошел в современный деловой мир. При работе в таком формате возникает много вопросов, связанных с копированием документации. Этот процесс занимает отдельную важную нишу в процессе документооборота. Если говорить о бумажном носителе, тут все предельно просто – это копия, подписанная должностным лицом и заверенная печатью организации. Но электронная копия документа – это относительная новинка, и с ней сталкивались еще не все.
Где применяется и что собой представляет
Такие сферы, как страхование, пенсионные фонды, кредитные организации давно перешли на цифровой документооборот. То есть достаточно часто в своей работе они используют электронные копии документов. Как указано в законодательстве, они создаются «путем заверения внешнего представления документа на бумажном носителе». То есть содержание дублируется на бумажном носителе, который и заверяется. При этом на снимке должно быть указано, что он является именно копией электронной версии.
Заверение может быть выполнено как нотариусом, так и индивидуальным предпринимателем, имеющим лицензию на этот вид деятельности. Любая другая копия электронного документа, не заверенная надлежащим образом, юридической силы не имеет.
Хранение цифровых копий
Одним из основных и успешных факторов в использовании электронных копий документов является их правильно хранение в специализированных базах.
Для этого необходимо обеспечить такие условия, как:
- Стабильное электропитание техники – мощные системы бесперебойной подачи тока.
- Создание резервных копий. Дополнительные резервные комплекты создаются на любом вместительном внешнем носителе (чаще всего это диски).
- Надежная антивирусная защита. Стоит такая система недешево, но она поможет защитить компьютеры от несанкционированных проникновений и заражения вредоносными программами, которые могут повредить или уничтожить информацию.
- Регулярная диагностика и профилактика системы. Этот пункт необходим для бесперебойной работы электронных баз.
Чем заменить бумагу?
Этот пункт особенно волнует бухгалтерию организации. Ведь именно в этом отделе хранится большинство заверенных копий. Если обратиться к российскому законодательству, можно с полной уверенностью говорить о правомерности такой замены. В частности, об этом говорит Гражданский кодекс РФ, ст.160 п.2: стороны имеют право на формат отношений посредством электронного документооборота, при их взаимном согласии. Поэтому компания может смело отказаться от бумажных носителей в пользу электронных, которые имею такую же юридическую силу.
Таким образом, электронный документ и электронная копия постепенно занимают прочные позиции, постепенно вытесняя классический формат бумажных отношений. Это говорит о том, что общество в целом готово к переходу на более совершенный этап деловых отношений, где специализированные системы и базы используются по максимуму для облегчения работы человека и его сосредоточения на более важных деталях. Основным же при переходе на более современный этап является внимание к деталям и аккуратное продуманное отношение к принимаемым решениям.
