Электронная копия документа – это необходимость или излишество?

Электронный документооборот прочно вошел в современный деловой мир. При работе в таком формате возникает много вопросов, связанных с копированием документации. Этот процесс занимает отдельную важную нишу в процессе документооборота. Если говорить о бумажном носителе, тут все предельно просто – это копия, подписанная должностным лицом и заверенная печатью организации. Но электронная копия документа – это относительная новинка, и с ней сталкивались еще не все.

Где применяется и что собой представляет

Такие сферы, как страхование, пенсионные фонды, кредитные организации давно перешли на цифровой документооборот. То есть достаточно часто в своей работе они используют электронные копии документов. Как указано в законодательстве, они создаются «путем заверения внешнего представления документа на бумажном носителе». То есть содержание дублируется на бумажном носителе, который и заверяется. При этом на снимке должно быть указано, что он является именно копией электронной версии.

Заверение может быть выполнено как нотариусом, так и индивидуальным предпринимателем, имеющим лицензию на этот вид деятельности. Любая другая копия электронного документа, не заверенная надлежащим образом, юридической силы не имеет.

Хранение цифровых копий

Одним из основных и успешных факторов в использовании электронных копий документов является их правильно хранение в специализированных базах.

Для этого необходимо обеспечить такие условия, как:

1. Стабильное электропитание техники – мощные системы бесперебойной подачи тока.
2. Создание резервных копий. Дополнительные резервные комплекты создаются на любом вместительном внешнем носителе (чаще всего это диски).
3. Надежная антивирусная защита. Стоит такая система недешево, но она поможет защитить компьютеры от несанкционированных проникновений и заражения вредоносными программами, которые могут повредить или уничтожить информацию.
4. Регулярная диагностика и профилактика системы. Этот пункт необходим для бесперебойной работы электронных баз.

Чем заменить бумагу?

Этот пункт особенно волнует бухгалтерию организации. Ведь именно в этом отделе хранится большинство заверенных копий. Если обратиться к российскому законодательству, можно с полной уверенностью говорить о правомерности такой замены. В частности, об этом говорит Гражданский кодекс РФ, ст.160 п.2: стороны имеют право на формат отношений посредством электронного документооборота, при их взаимном согласии. Поэтому компания может смело отказаться от бумажных носителей в пользу электронных, которые имею такую же юридическую силу.

Таким образом, электронный документ и электронная копия постепенно занимают прочные позиции, постепенно вытесняя классический формат бумажных отношений. Это говорит о том, что общество в целом готово к переходу на более совершенный этап деловых отношений, где специализированные системы и базы используются по максимуму для облегчения работы человека и его сосредоточения на более важных деталях. Основным же при переходе на более современный этап является внимание к деталям и аккуратное продуманное отношение к принимаемым решениям.