Главная » Электронный документ » ФЗ об электронном документе: что он регламентирует и что ограничивает

ФЗ об электронном документе: что он регламентирует и что ограничивает

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью. Большая часть всех современных предприятий уже перешла на него, отказавшись от бумажных источников информации. Существует ФЗ об электронном документе, который регламентирует его существование и использование во всех необходимых сферах жизнедеятельности.

Электронные документы и ФЗДля начала необходимо определиться с тем, что следует понимать под таким документом. Обычно так определяют материалы, зафиксированные на специальных носителях и обрабатываемые только с помощью необходимого программного оборудования. Вся документация передается между адресатами с использованием телекоммуникационных каналов связи.

Основная терминология

Закон об электронном документе предусматривает наличие специальной терминологии, используемой в нормативных актах. Под документооборотом здесь понимается система использования материалов, их хранения и обработки. Данная структура взаимодействует с информационными коммуникативными средствами.

Документ по ФЗ является лишь формой, в которой хранится информация, нуждающаяся в дальнейшей обработке. Все материалы фиксируются на материальных носителях с помощью специального программного оборудования. Под составителем следует понимать физическое или юридическое лицо, которое занималось непосредственным созданием файла.

Существуют и посредники – лица, которые занимаются отправкой, получением и хранением данной документации. Эти лица также способны оказывать другие услуги по передаче данных с помощью телекоммуникационных каналов связи, программного оборудования и иных дополнительных средств.

По законодательству, вся информация на электронных носителях считается текстами в следующих случаях:

  • материалы были созданы, обработаны и отправлены в архив с использованием электронного оборудования;
  • документация была подписана согласно всем законодательным требованиям;
  • файлы созданы в формах, которые могут быть восприняты человеком, не обладающим техническими знаниями;
  • при совершении каких-либо операций с документами можно использовать способы идентификации, которые согласуются с международными или государственными стандартами.

Информация должна быть доступна всем пользователям для его дальнейшего использования, федеральный закон об электронном документе предусматривает это. При необходимости демонстрации ЭД, владельцу понадобится предъявить его контролирующим органам, поскольку те имеют соответствующие полномочия.

Действительность материалов

Все данные, которые были составлены на программном оборудовании с учетом всех имеющихся законодательных требований, обладают юридической силой и приравниваются к бумажным материалам. При оценивании материалов обязательно учитывается способ, который был использован для обеспечения целостности информации. Прежде чем говорить о действительности информации, необходимо вспомнить об электронном документе и электронной цифровой подписи. Наличие такой подписи позволяет утверждать, что вся информация в файле была согласована руководством предприятия.

Операции с такой информацией должны быть осуществлены с использованием всех защитных механизмов. Только таким образом можно гарантировать, что данные будут надежно сохранены и не попадут в посторонние руки. Персональная информация должна быть защищена – это обязательное условие при обмене документацией.

Все стороны, участвующие в обмене материалами, должны иметь одинаковый доступ к ним – проект федерального закона об электронном документе предусматривает подобную форму работы. При обмене файлами должна быть сохранена информация об их авторе, времени создания и отправки сторонним адресатам.

Файл, создающийся с помощью с программного оборудования, считается подлинным, если он действительно создан человеком, официально считающимся его автором. Кроме того, в такие тексты не должны быть внесены изменения с тех пор, как они были официально опубликованы. Разрешается вносить стандартные корректировки, что происходит в процессе использования конкретно взятого файла.

Дополнительная информация

Подлинные разновидности подобного материала могут существовать только в качестве информации на машинных носителях. Закон об электронных документах предусматривает, что все копии файла, которые были созданы с помощью машинных носителей, являются идентичными ему. Такие варианты текстов также можно рассматривать в качестве оригиналов.

Подобные файлы такого типа могут быть отправлены:

  • их непосредственным создателем;
  • лицами, которые уполномочены действовать от имени автора материалов;
  • информационными системами и программным оборудованием, которое было настроено на отправку материалов в автоматическом режиме.

Закон об электронном документооборотеВсе тексты обязательно должны быть представлена таким образом, чтобы их получатели имели возможность осуществлять работу с документацией. Материалы считаются неотправленными в том случае, если их составитель не инициировал их отправку и составление. Подобные тексты не являются действительными, если они были отправлены с какими-то искажениями и неточностями.

Закон об электронном документе и электронной цифровой подписи предусматривает, что под моментом отправления файла следует понимать время, когда он поступил в обработку внутри отдельно взятой информационной системы. Данная система, как правило, находится не под контролем отправителя и получателя, а выполняет роль посредника.

Если в соглашении, которое было подписано двумя сторонами, информационный документ является полученным, если он поступил к получателю. Последний при этом должен указать вариант информационной системы, в которую направляется файл. Если получатель не указал систему, то под моментом получения данных следует считать время извлечения файла из общей информационной системы.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x