Как и где можно создать документ онлайн
Разработчики IT-технологий предлагают пользователям бесплатные онлайн-сервисы, которые включает в себя различные формы, архивы, таблицы, текстовые редакторы. Данные инструменты позволяют создать документ онлайн, при этом одновременно контактируя с другими пользователями.
Онлайн-системы
Онлайн-редакторы поддерживают экспорт и импорт документов во множество форматов: pdf, tif, xps, eps, psd, pages, svg и другие. Среди таковых можно выделить:
- ZohoDocs – это быстрый, функциональный сервис с отличным функционалом.
- ThinkFree имеет возможность совместной работы с текстовыми документами.
- Для работы с электронными таблицами предлагается комплексная программа EditGrid.
Все документы, направляемые на обработку и редактирование, должны быть отсортированы по формату и по качеству. Онлайн-документ на всех этапах обработки проходит сверку и проверку. После процедуры сканирования файлы обрезаются, выравниваются. Для дальнейшей архивации необходимо сделать описание всех информационных полей:
- название документа;
- дата создания;
- атрибуты, размер, свойства;
- загрузка электронного архива.
Теперь, когда документы онлайн для электронного архива подготовлены, осуществляется экспорт составляющих в установленную информационную систему. Загрузив файл в онлайн-редактор, вы получаете возможность проводить все операции, такие как:
- комментарии,
- таблицы,
- формулы.
Обмен и сотрудничество с другими пользователями происходит в понятном интерфейсе. Так как передача файлов проводится средствами PHP, то устанавливаются оптимальные размеры передаваемых данных.
Безопасность и комфорт обеспечивается наилучшим образом:
- Создание электронных документов, а также автоматическое хранение и архивация позволяет избежать потерь данных.
- Хранение данных в интернете позволяет легко экспортировать копии.
- Доступ к файлу может быть организован с любой точки мира.
- Публикация данных производится за одну секунду.
Преимущества электронных документов
Оцифрованные документы позволяют внедрять и использовать самые современные средства техники. Но для этого электронная регистрация документов должна проводиться в установленном порядке:
- достоверность реквизитов;
- все созданные документы должны быть обрабатываться, храниться, передаваться с помощью ТПС;
- документы должны быть отображены в цифровом формате.
Таким образом значительно ускоряется сбор и систематизация данных и предоставляется возможность рассылки электронного документа нескольким адресатам. Для этого необходима ЭЦП – технология проверки конфиденциальности, целостности документа.
Установка электронной подписи
В целях защиты документов от несанкционированных изменений и установки его подлинности применяются средства контроля электронной подписи. Только в том случае, если файл прошел проверку на подлинность всех реквизитов, на нем будет установлена цифровая подпись.
Электронная регистрация документа, проведенная с соблюдением всех требований, дает ему статус юридического документа. Это относится и к заверенной ЭП экземпляру.
С 2011 года в оборот вошло три основных вида ЭП. Первый тип – это простая подпись. Ее создают с помощью паролей и кодов. Единственный недостаток такой подписи – невозможность проверки на предмет изменений. Другой разновидностью ЭП является неквалифицированная усиленная подпись и квалифицированная. Последняя создается на базе средств, подтвержденных органами ФСБ. Средствами ЭЦП выступают программные и аппаратные средства, которые помогают создать цифровую подпись с использованием ключа (открытого и закрытого) и кодов.
