Какими бывают системы управления электронными документами
Современные системы управления электронными документами – это особые информационные структуры, которые контролируют все процессы, связанные с управлением электронным документооборотом (ЭДО) на предприятии. Также их принято называть кратко СЭД. Структурной единицей здесь выступает важнейший носитель юридически значимой информации – электронный документ. Такие элементарные частицы находятся в постоянном движении, которое образовывает полноценный документооборот.
Содержание
Особенности и основные функции систем электронного обмена данными
Компьютерные информационные технологии постоянно двигают цивилизацию вперед. Каждая новинка призвана стать неотъемлемой частью жизни общества. Так и в деловом мире. С появлением систем обмена цифровыми данными на дальних расстояниях появилась электронная коммерция, без которой сегодня уже невозможно будет проводить колоссальное число финансовых операций, тем или иным образом связанных с физическими и юридическими лицами по всему земному шару.
Главными функциями систем управления ЭД являются:
Накопление и хранение как устаревших, так и вновь созданных сведений.- Создание наиболее эффективных систем поиска необходимых данных по малейшим фрагментам всего объекта. Существуют 2 типа поиска: атрибутивный и полнотекстовый. Первый используется в тех случаях, когда заранее известно, какой именно документ нужен, то есть, по его уникальным атрибутам. Полнотекстовый – это поиск по конкретным словам, которые могут быть составными частями искомого целого. Ко второму чаще всего прибегают, когда неизвестно, какой конкретно документ должен быть найден.
- Максимальный уровень защиты всей имеющейся в структуре информации. Абсолютно каждый экземпляр документа должен иметь список лиц, которые имеют к нему право свободного доступа.
- Эффективная маршрутизация информации. Меры по созданию универсальных носителей и преобразователей информации, находящейся в электронном виде.
Специалисты многих компаний мира на сегодняшний день ведут полномасштабные работы по усовершенствованию вышеперечисленных и созданию новых функций СУЭД.
Системы управления ЭД
Система управления электронного ДО значительно упрощает процессы управления любой организации. Ее отличительные особенности:
- Интеграция со всеми процессами, протекающими в компании. Любой менеджер отдает себе отчет в том, что управление организацией, ее хозяйственная деятельность тесно связаны между собой внутренней и внешней документацией. СУЭД дают возможность координировать все структурные подразделения.
- Сокращение затрат на бумагу. Данные, находящиеся на цифровых носителях, хранить и перемещать в разы проще, чем классические (бумажные).
- Упрощенная и более совершенная система поиска и идентификации ЭД.
- Соединение информационных процессов внутри компании для достижения максимально выгодных целей.
- Создание мощной защищенной базы данных, которые имеют стратегически важное значение для существования и развития всего комплекса.
Типология электронных систем управления документами выглядит следующим образом:
- Средства электронной почты. Чаще всего переход от обычного документооборота к цифровому происходит не моментально, а планомерно и поэтапно. Первым шагом в управлении электронной документацией становится использование e-mail.
- Пакеты программ для создания условий коллективной работы в цифровой среде, например, LotusNotes и др.
- Программы – маршрутизаторы информации, которые делятся на 3 группы:
- системы с заранее заданным маршрутом;
- структуры программ, имеющие открытые маршруты;
- мощные поисковые образования.
Автоматизация процессов управления предприятием дает возможность ускорить его деятельность, тем самым принести обществу больше моральных или материальных ценностей, а исполнителю – прибыли. Преимущественно она направлена на:
- создание ЭД;
- обработку и архивирование данных;
- быстрый и качественный поиск документации.
Искать необходимые данные, находящиеся в СУЭД, можно по атрибутивному и полнотекстовому признаку. Название первого говорит само за себя. Документ находится поисковой программой по заранее известным атрибутам. Второй случай предусмотрен тогда, когда неизвестно, какая точно «бумага» разыскивается.
Для работы СЭД в компании надлежащим образом необходимо перед ее внедрением создать и наладить качественную корпоративную сеть, которая будет связывать аппарат управления и структурные подразделения.
Виды СЭД
Нельзя сказать, что все системы управления электронными документами абсолютно идентичны. Функциональный набор системы полностью зависит от специфики ее работы. Классификация систем управления электронными документами существует следующая:
- По стране-производителю:
- отечественные;
- импортные;
- отечественные на базе системы Lotus/Domino.
- По титульному функционалу:
- Средства, направленные на создание новых электронных документов, а также на перевод из аналогового формата в цифровой.
- Системы-картотеки. Это своеобразные регистраторы, которые «наблюдают» за протеканием жизненного цикла каждого ЭД.
- Системы-коллаборационисты. Главная цель – создание единого корпоративного информационного пространства для хранения и обработки информации уполномоченными на это структурами и отдельными субъектами.
- Электронные архивы. По сути своей каждая система ЭДО – это хранилище цифровых данных.
- Системы и программы, созданные для извлечения максимально необходимой и выгодной информации для долгосрочного существования и работы организации.
- Workflow– это программы управления деловыми процессами обработки документацией уполномоченным персоналом.
- Системы, управляющие ресурсами хранения необходимых сведений.
- По функциональности структурных элементов:
ввод информации;- регистрация;
- идентификация и распознавание;
- коллективный доступ к базам данных;
- анализ;
- расширенный поиск;
- ввод и вывод информации;
- резервное копирование;
- обмен;
- маршрутизация процессов;
- эффективная защита от несанкционированного взлома архивов и хранилищ;
- управление документами и прочее.
Любая система управления цифровыми документами имеет стандартный набор функций, который, прежде всего, зависит от направленности работы организации, от ее миссии, целей и задач.
Шифрование и защита
Для того, чтобы обычный текст стал цифровым, ему нужно пройти процедуру преобразования. Обычно классический вариант сканируется, а специальная программа распознает и заново кодирует все данные.
Как известно, аналоговые документы, для придания им полноценного юридического статуса, подписываются и закрепляются печатью физического или юридического лица. Что же делать с ЭД? В данной ситуации также найден выход – создание электронной подписи и печати. Подпись – это также набор криптографических символов, расположенных в определенной последовательности. Чем сложнее код, тем сильнее защищена подпись.
Считается, что ЭЦП невозможно подделать. На осуществление подобной идеи может уйти уйма времени и средств, что вовсе не имеет смысла. Однако для сомневающихся разработан даже отдельный вид страхования цифровых подписей, который популярен на территории РФ.
