Какими бывают системы управления электронными документами

Современные системы управления электронными документами – это особые информационные структуры, которые контролируют все процессы, связанные с управлением электронным документооборотом (ЭДО) на предприятии. Также их принято называть кратко СЭД. Структурной единицей здесь выступает важнейший носитель юридически значимой информации – электронный документ. Такие элементарные частицы находятся в постоянном движении, которое образовывает полноценный документооборот.

Особенности и основные функции систем электронного обмена данными

Компьютерные информационные технологии постоянно двигают цивилизацию вперед. Каждая новинка призвана стать неотъемлемой частью жизни общества. Так и в деловом мире. С появлением систем обмена цифровыми данными на дальних расстояниях появилась электронная коммерция, без которой сегодня уже невозможно будет проводить колоссальное число финансовых операций, тем или иным образом связанных с физическими и юридическими лицами по всему земному шару.

Главными функциями систем управления ЭД являются:

• Накопление и хранение как устаревших, так и вновь созданных сведений.
• Создание наиболее эффективных систем поиска необходимых данных по малейшим фрагментам всего объекта. Существуют 2 типа поиска: атрибутивный и полнотекстовый. Первый используется в тех случаях, когда заранее известно, какой именно документ нужен, то есть, по его уникальным атрибутам. Полнотекстовый – это поиск по конкретным словам, которые могут быть составными частями искомого целого. Ко второму чаще всего прибегают, когда неизвестно, какой конкретно документ должен быть найден.
• Максимальный уровень защиты всей имеющейся в структуре информации. Абсолютно каждый экземпляр документа должен иметь список лиц, которые имеют к нему право свободного доступа.
• Эффективная маршрутизация информации. Меры по созданию универсальных носителей и преобразователей информации, находящейся в электронном виде.

Специалисты многих компаний мира на сегодняшний день ведут полномасштабные работы по усовершенствованию вышеперечисленных и созданию новых функций СУЭД.

Системы управления ЭД

Система управления электронного ДО значительно упрощает процессы управления любой организации. Ее отличительные особенности:

1. Интеграция со всеми процессами, протекающими в компании. Любой менеджер отдает себе отчет в том, что управление организацией, ее хозяйственная деятельность тесно связаны между собой внутренней и внешней документацией. СУЭД дают возможность координировать все структурные подразделения.
2. Сокращение затрат на бумагу. Данные, находящиеся на цифровых носителях, хранить и перемещать в разы проще, чем классические (бумажные).
3. Упрощенная и более совершенная система поиска и идентификации ЭД.
4. Соединение информационных процессов внутри компании для достижения максимально выгодных целей.
5. Создание мощной защищенной базы данных, которые имеют стратегически важное значение для существования и развития всего комплекса.

Типология электронных систем управления документами выглядит следующим образом:

1. Средства электронной почты. Чаще всего переход от обычного документооборота к цифровому происходит не моментально, а планомерно и поэтапно. Первым шагом в управлении электронной документацией становится использование e-mail.
2. Пакеты программ для создания условий коллективной работы в цифровой среде, например, LotusNotes и др.
3. Программы – маршрутизаторы информации, которые делятся на 3 группы:

• системы с заранее заданным маршрутом;
• структуры программ, имеющие открытые маршруты;
• мощные поисковые образования.

Автоматизация процессов управления предприятием дает возможность ускорить его деятельность, тем самым принести обществу больше моральных или материальных ценностей, а исполнителю – прибыли. Преимущественно она направлена на:

• создание ЭД;
• обработку и архивирование данных;
• быстрый и качественный поиск документации.

Искать необходимые данные, находящиеся в СУЭД, можно по атрибутивному и полнотекстовому признаку. Название первого говорит само за себя. Документ находится поисковой программой по заранее известным атрибутам. Второй случай предусмотрен тогда, когда неизвестно, какая точно «бумага» разыскивается.

Для работы СЭД в компании надлежащим образом необходимо перед ее внедрением создать и наладить качественную корпоративную сеть, которая будет связывать аппарат управления и структурные подразделения.

Виды СЭД

Нельзя сказать, что все системы управления электронными документами абсолютно идентичны. Функциональный набор системы полностью зависит от специфики ее работы. Классификация систем управления электронными документами существует следующая:

• По стране-производителю:

1. отечественные;
2. импортные;
3. отечественные на базе системы Lotus/Domino.

• По титульному функционалу:

1. Средства, направленные на создание новых электронных документов, а также на перевод из аналогового формата в цифровой.
2. Системы-картотеки. Это своеобразные регистраторы, которые «наблюдают» за протеканием жизненного цикла каждого ЭД.
3. Системы-коллаборационисты. Главная цель – создание единого корпоративного информационного пространства для хранения и обработки информации уполномоченными на это структурами и отдельными субъектами.
4. Электронные архивы. По сути своей каждая система ЭДО – это хранилище цифровых данных.
5. Системы и программы, созданные для извлечения максимально необходимой и выгодной информации для долгосрочного существования и работы организации.
6. Workflow– это программы управления деловыми процессами обработки документацией уполномоченным персоналом.
7. Системы, управляющие ресурсами хранения необходимых сведений.

• По функциональности структурных элементов:

1. ввод информации;
2. регистрация;
3. идентификация и распознавание;
4. коллективный доступ к базам данных;
5. анализ;
6. расширенный поиск;
7. ввод и вывод информации;
8. резервное копирование;
9. обмен;
10. маршрутизация процессов;
11. эффективная защита от несанкционированного взлома архивов и хранилищ;
12. управление документами и прочее.

Любая система управления цифровыми документами имеет стандартный набор функций, который, прежде всего, зависит от направленности работы организации, от ее миссии, целей и задач.

Шифрование и защита

Для того, чтобы обычный текст стал цифровым, ему нужно пройти процедуру преобразования. Обычно классический вариант сканируется, а специальная программа распознает и заново кодирует все данные.

Как известно, аналоговые документы, для придания им полноценного юридического статуса, подписываются и закрепляются печатью физического или юридического лица. Что же делать с ЭД? В данной ситуации также найден выход – создание электронной подписи и печати. Подпись – это также набор криптографических символов, расположенных в определенной последовательности. Чем сложнее код, тем сильнее защищена подпись.

Считается, что ЭЦП невозможно подделать. На осуществление подобной идеи может уйти уйма времени и средств, что вовсе не имеет смысла. Однако для сомневающихся разработан даже отдельный вид страхования цифровых подписей, который популярен на территории РФ.