Главная » Электронный документ » Как обеспечивается совместный доступ к документам через интернет

Как обеспечивается совместный доступ к документам через интернет

Глобальное информационное пространство земного шара объединяет между собой множество людей и организаций. Несколько десятков лет назад учеными были созданы системы, способные контролировать определенные ресурсы для упрощения управленческих процессов. Так появились всем известные системы электронного документооборота (СЭД или СЭДО). Подобные системы обеспечивают совместный доступ к документам через интернет.

Особенности электронной документации

Доступ к электронным документамКаждый документ является уникальным носителем юридически значимой информации. Он должен быть не только составлен в определенной форме и в соответствии с существующими нормами и правилами, но и заверен подписью и печатью уполномоченного органа. Электронный документ стал цифровым аналогом «бумажного».

ЭД – набор символов, сгенерированных при помощи компьютера. Чтобы управлять такой информацией, особенно крупным организациям, необходимо подключиться к СЭД, которые делятся на две большие группы:

  • локальные;
  • глобальные.

Нельзя не упомянуть и о средствах защиты такой информации. Как и в случае с обычными «бумагами», их защищают подписи и печати, но не реальные, а электронные.

Что подразумевает совместная работа с электронной документацией?

Совместная работа с документами в интернетеэто возможность доступа к обработке одного документа несколькими пользователями. В такой ситуации особенно важным является отслеживание последних внесенных изменений в текстовое сообщение и возврат к начальной точке.

Ранее совместная работа над текстом выглядела так: один человек создает своеобразную текстовую «канву», распечатывает и отдает ее другому на ознакомление. Последний изучает распечатку и выделяет маркером части текста, которые необходимо доработать или изменить. С появлением новых информационных технологий, особенно, если документ является составной частью электронного документооборота, исключается необходимость распечатывания каждого экземпляра.

Современные компьютерные технологии позволяют в кратчайшие сроки обрабатывать колоссальные объемы информации. Совместная организация работы с электронными документами состоит из таких этапов:

  1. Создание основного документа. Его еще можно назвать «родительским». Такая форма обработки информации наиболее удобна, когда специалистами компании разрабатывается особо важный контракт или научно-исследовательская группа ученых пишет отчет о проделанных исследованиях и т.п.
  2. Дробление крупного информационного массива на мелкие элементы. Документ, находясь в электронной системе документооборота в постоянном движении, должен быть доступным для любого корпоративного субъекта как целиком, так и по частям. Несмотря на то, что каждая составная часть обрабатывается отдельно от других, общая картина выглядит так, будто весь проект был создан одним лицом. Перед тем, как работать с документом из интернета нескольким субъектам одновременно, их сотрудничество должно быть четко скоординировано и слажено.
  3. редакция документа прямо внутри сети. Система предоставляет возможность не вытаскивать сведения из «общего котла», обрабатывать информацию, менять и возвращать обратно, а работать прямо в смарт-системе интерактивного управления организацией.
  4. Вариант трансформации документа вне сети и учет электронных документов только в СЭДО.

Перечислим наиболее распространенные электронные системы, позволяющие с одним документом одновременно работать нескольким сотрудникам:

  • OppenOfficeWriter. Программный продукт, соединивший в себе 1 и 2 вышеупомянутые пункты. После создания «основного» документа, выделения всех недоработок, его можно раздробить на мелкие части и распределить между исполнителями.
  • MicrosoftWord. Эта программа очень похожа на предыдущую по свойствам и возможностям работы.
  • GoogleDocs. Это уже не программа, а приложение в браузере. Принято считать, что оно намного проще и понятнее для пользователей, чем предыдущие версии. Приложение предоставляет право одновременно доступа к одному и тому же документу в сети нескольким людям, находящимся хоть в разных точках планеты.
  • LaTeX – особая система и язык создания текстов различного объема и сложности. Имеет в себе задатки программирования, так как для того, чтобы отформатировать текстовый документ, для начала необходимо создать файл, в котором будут описаны все параметры, которые необходимо применить.

Выбор конкретного программного инструмента зависит от потребностей организации выполнять те или иные операции по обработке данных.

Обратите внимание на то, что существует особый порядок работы с электронными документами. Это совокупность нормативно-правовых актов Российской Федерации, которые дают четкое определение понятию «электронная документация» и смежным с ним терминам.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x