Главная » Электронный документооборот » Как происходит электронный документооборот между сотрудничающими организациями

Как происходит электронный документооборот между сотрудничающими организациями

Одной из ключевых задач предприятия является создание определенных условий для взаимодействия и работы с другими компаниями. Именно по этой причине в настоящее время все фирмы стараются переходить с бумажного на электронный документооборот между организациями. В самое ближайшее время такой способ передачи данных станет основным для всех предприятий нашей страны. Тем более, что законодательство Российской Федерации теперь разрешает использовать подобные системы на законных основаниях.

Каким образом осуществляется электронный документооборот между различными компаниями?

Как происходит электронный документооборот между компаниямиДля того, чтобы предприятие имело возможность обмениваться данными с другими, значимыми для него компаниями, оно должно провести специальную процедуру по внедрению соответствующего программного комплекса. Его вариант может быть выбран по желанию. Использование такой системы дает возможность оперативно отправлять и получать важную информацию от других фирм, используя при этом соответствующие телекоммуникационные каналы связи.

Подобный программный комплекс обычно включает в себя:

  • адресную книгу с необходимыми контактами;
  • возможность передавать или получать такую документацию, как счета-фактуры, договоры на поставки и т.д.;
  • интеграцию с другими видами систем, которые используют партнеры компании;
  • хранение и упорядочение исходящих или входящих писем;
  • электронно-цифровую подпись и шифровку отправляемых файлов;
  • поддержку бизнес-документации и неформальных данных (осуществляется посредством применения специально разработанных стандартов).

Достоинства внедрения и использования электронного документооборота

Главными преимуществами применения систем для электронного обмена информацией являются:

  1. Значительное снижение затрат бюджета организации на отправку документации другим фирмам. Это связано с отсутствием необходимости в расходах на почтовые пересылки или содержание курьера в штате.
  2. Возможность существенно экономить пространство в офисе, поскольку все данные будут храниться в электронной форме, а не в отдельных помещениях, когда используются бумажные носители.
  3. Оперативное получение данных другими организациями. Для этого потребуется буквально несколько секунд.
  4. Простота в эксплуатации системы и удобство в работе. Сотрудник с легкостью может найти нужный файл по определенным критериями, осуществлять составление документов по шаблонам, отслеживать передачу данных другим компаниям.

Каким образом обеспечивается юридическая значимость отправляемой и принимаемой информации?

Если организация планирует производить обмен документацией со своими партнерами, то ей следует внести все сведения о них в свою учетную политику. В данном случае потребуется предусмотреть такие важные моменты, как получение определенных файлов и принятие информации, содержащейся в них, к налоговому или бухгалтерскому учету.

Помимо этого, в настоящее время законодательство страны обязывает все российские предприятия составлять специальное соглашение, которое разрешает обмен документацией, представленной в электронной форме. Его можно заключить либо в качестве дополнения к основному договору с определенной компанией, либо отдельным документом. Первый вариант предполагает получение и отправку данных, касающихся только конкретного договора, а второй не запрещает обмениваться любой информацией. Данный документ может быть составлен и подписан на любой срок.

Целесообразней будет оформить соглашение об обмене электронными документами, используя при этом бумажный носитель, поскольку это позволит не столкнуться в дальнейшем с какими-либо проблемами, связанными с партнерами или проверяющими инстанциями. Хотя у компании есть возможность составить его также в электронной форме, но для достоверности информации необходимо будет применить электронно-цифровую подпись.

Соглашение, предусматривающее обмен предприятий своей информацией, должно иметь следующие пункты:

  1. Тип применяемой электронно-цифровой подписи.
  2. Условия и очередность подписания всей документации.
  3. Порядок действий для связи компаний с удостоверяющим центром.
  4. Правила поведения сотрудников в ситуации, когда документ не может быть принят из-за отсутствия технических возможностей.
  5. Условия, при которых электронно-цифровая подпись является действительной и равнозначна собственноручной.

Электронный документооборот в организации дает обширные возможности не только для упрощения своих бизнес-процессов, но и позволяет оперативно и удобно взаимодействовать с контрагентами, от которых напрямую зависит результативность предприятия. Именно поэтому в настоящее время все успешные фирмы должны переходить с рутинной работы с бумажными носителями на усовершенствованный способ обмена между своими партнерами.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x