Электронный документооборот на современном предприятии
Современный электронный документооборот на предприятии – это многоцелевая автоматизированная система, предназначенная для упрощения работы с человеко-читаемыми текстуальными документами. Обычно они содержат обязательные для исполнения указания руководителей высшего звена нижестоящим менеджерам и сотрудникам-исполнителям.
Следует принять во внимание, что ЭД и безбумажный документооборот — не тождественные понятия, поскольку ЭД оперирует в том числе и отсканированными копиями бумажных аналогов.
Содержание
Функции системы ЭД
ЭД предполагает возможность выполнения целого ряда действий с документами, а именно:
- получение;
- регистрация с присвоением входного номера;
- установление категории и видовой принадлежности;
- распределение сотрудникам исходя из их должностных обязанностей;
- контроль над полнотой и своевременностью исполнения;
- формирование дел;
- фиксация и хранение ведомостей о связи элементов в системе документопотока;
- поиск необходимого документа по известным параметрам, ключевым словам либо фразам в тексте;
- хранение и архивация;
- изъятие для повторного использования, например, в качестве образца;
- отправки адресату.
Документ как инструмент администрирования
После внедрения ЭД в учреждении все указания, рекомендации и решения оформляются документально. Устных поручений, записок от руки и других подобных форм управленческой деятельности система не предполагает. Поэтому точно известно не только содержание, но и время создания либо автоматического генерирования каждого документа. Это дает возможность контролировать действия (либо бездействие) работника любого уровня и звена.
Целостность ЭД
ЭД – не просто совокупность документов. Ее ценность определяется всеобъемлющим структурированным характером.
- Любой документ в системе снабжается подробным описанием. Состав сведений, которые в него входят, напрямую зависит от типа документа. Существует возможность установить доступ для ознакомления с данными и их редактирования определенному кругу лиц.
- Документ может быть снабжен любыми дополнениями – фотографиями, проектами решений, сканкопиями.
- Система фиксирует связи документов, гарантируя целостность информационной составляющей деятельности предприятия.
- ЭД предполагает возможность найти нужный документ по атрибутам, содержанию или вхождению искомого отрывка текста в файл-дополнение.
Какие изменения принесет ЭД организации?
- ускорится работа с информацией;
- сформируется четкий алгоритм обработки документов;
- кратно уменьшится объем бумажной документации и затраты на канцтовары (не только бумагу, но и папки, файлы и подобное);
- отпадет необходимость отдельно содержать помещение для архива;
- исполнение поставленных задач станет четко контролируемым;
- появится возможность быстро получить отчет о проведенной с документом работе;
- возрастет исполнительская дисциплина; сократятся непроизводительные траты рабочего времени;
- сотрудники будут вынуждены обучиться работе с ЭД, что стимулирует повышение общей компьютерной грамотности.
Организация электронного документооборота подразумевает:
- обработку сканкопий бумажных документов, поступивших в учреждение извне;
- полную автоматизацию и вытеснение электронной версией внутренней бумажной документации.
Каких результатов можно ожидать от введения ЭД?
Положительных эффектов при внедрении электронного документооборота на предприятии более, чем достаточно:
- прозрачность потока документов и улучшение управляемости организации;
- рост эффективности решений;
- ускорение работы;
- повышение исполнительской дисциплины отдельных сотрудников и структурных единиц.
Финансовый вопрос
Разработка программного обеспечения под нужды конкретного предприятия, внедрение и обслуживание системы ЭД стоит денег. Рассчитать математически выгоду от ее использования не представляется возможным. Поэтому, раздумывая над вопросом, нужна ли организация электронного документооборота на предприятии, следует ориентироваться на то, в какую сумму предприятию обходится:
- переделывание и согласование документов по нескольку раз в связи с эффективной системой постановки и выполнения задач;
- время работников, потраченное на непроизводственные цели;
- убытки от не оплаченных вовремя счетов, несогласованных контрактов;
- упущенная выгода – потенциальный заработок на клиентах, отказавшихся от услуг компании из-за ненадлежащего сервиса.
Появление новых видов деятельности, увеличение количества персонала и структурных единиц усложняют документопоток и управление. Поэтому потребность в ЭД увеличивается с ростом предприятия.
