Электронный документооборот на современном предприятии

Современный электронный документооборот на предприятии – это многоцелевая автоматизированная система, предназначенная для упрощения работы с человеко-читаемыми текстуальными документами. Обычно они содержат обязательные для исполнения указания руководителей высшего звена нижестоящим менеджерам и сотрудникам-исполнителям.

Следует принять во внимание, что ЭД и безбумажный документооборот — не тождественные понятия, поскольку ЭД оперирует в том числе и отсканированными копиями бумажных аналогов.

Функции системы ЭД

ЭД предполагает возможность выполнения целого ряда действий с документами, а именно:

• получение;
• регистрация с присвоением входного номера;
• установление категории и видовой принадлежности;
• распределение сотрудникам исходя из их должностных обязанностей;
• контроль над полнотой и своевременностью исполнения;
• формирование дел;
• фиксация и хранение ведомостей о связи элементов в системе документопотока;
• поиск необходимого документа по известным параметрам, ключевым словам либо фразам в тексте;
• хранение и архивация;
• изъятие для повторного использования, например, в качестве образца;
• отправки адресату.

Документ как инструмент администрирования

После внедрения ЭД в учреждении все указания, рекомендации и решения оформляются документально. Устных поручений, записок от руки и других подобных форм управленческой деятельности система не предполагает. Поэтому точно известно не только содержание, но и время создания либо автоматического генерирования каждого документа. Это дает возможность контролировать действия (либо бездействие) работника любого уровня и звена.

Целостность ЭД

ЭД – не просто совокупность документов. Ее ценность определяется всеобъемлющим структурированным характером.

1. Любой документ в системе снабжается подробным описанием. Состав сведений, которые в него входят, напрямую зависит от типа документа. Существует возможность установить доступ для ознакомления с данными и их редактирования определенному кругу лиц.
2. Документ может быть снабжен любыми дополнениями – фотографиями, проектами решений, сканкопиями.
3. Система фиксирует связи документов, гарантируя целостность информационной составляющей деятельности предприятия.
4. ЭД предполагает возможность найти нужный документ по атрибутам, содержанию или вхождению искомого отрывка текста в файл-дополнение.

Какие изменения принесет ЭД организации?

• ускорится работа с информацией;
• сформируется четкий алгоритм обработки документов;
• кратно уменьшится объем бумажной документации и затраты на канцтовары (не только бумагу, но и папки, файлы и подобное);
• отпадет необходимость отдельно содержать помещение для архива;
• исполнение поставленных задач станет четко контролируемым;
• появится возможность быстро получить отчет о проведенной с документом работе;
• возрастет исполнительская дисциплина; сократятся непроизводительные траты рабочего времени;
• сотрудники будут вынуждены обучиться работе с ЭД, что стимулирует повышение общей компьютерной грамотности.

Организация электронного документооборота подразумевает:

• обработку сканкопий бумажных документов, поступивших в учреждение извне;
• полную автоматизацию и вытеснение электронной версией внутренней бумажной документации.

Каких результатов можно ожидать от введения ЭД?

Положительных эффектов при внедрении электронного документооборота на предприятии более, чем достаточно:

• прозрачность потока документов и улучшение управляемости организации;
• рост эффективности решений;
• ускорение работы;
• повышение исполнительской дисциплины отдельных сотрудников и структурных единиц.

Финансовый вопрос

Разработка программного обеспечения под нужды конкретного предприятия, внедрение и обслуживание системы ЭД стоит денег. Рассчитать математически выгоду от ее использования не представляется возможным. Поэтому, раздумывая над вопросом, нужна ли организация электронного документооборота на предприятии, следует ориентироваться на то, в какую сумму предприятию обходится:

• переделывание и согласование документов по нескольку раз в связи с эффективной системой постановки и выполнения задач;
• время работников, потраченное на непроизводственные цели;
• убытки от не оплаченных вовремя счетов, несогласованных контрактов;
• упущенная выгода – потенциальный заработок на клиентах, отказавшихся от услуг компании из-за ненадлежащего сервиса.

Появление новых видов деятельности, увеличение количества персонала и структурных единиц усложняют документопоток и управление. Поэтому потребность в ЭД увеличивается с ростом предприятия.