Главная » Электронный документооборот » Как на предприятии организовать электронный документооборот

Как на предприятии организовать электронный документооборот

Под словом «документооборот» скрывается очень трудоемкая и муторная работа, знакомая любому секретарю, кадровику и менеджеру: обработка огромного количества бумажных документов, без которых трудно представить деятельность современного предприятия. Управление информационными ресурсами и документацией организации — это очень сложный процесс. Система электронного документооборота Comindware позволяет максимально автоматизировать эту процедуру, существенно увеличить скорость обработки информации, снизить потери времени и затраты на обмен данными.

Электронный документооборот

Какие проблемы решает электронный СЭД?

При ручной обработке бумаг ошибка одного сотрудника может негативно повлиять на работу всего предприятия. Потеря какого-либо важного акта, контракта или ошибка в его содержании вполне могут испортить репутацию организации. При отсутствии автоматизированного документооборота нередки такие негативные факторы:

  • утеря документов;
  • рост затрат на обработку сведений;
  • несвоевременное принятие важных решений;
  • слишком медленное движение бумаг между сотрудниками и отделами;

Автоматизация обработки документов

Система электронного документооборота (СЭД) Comindware разработана для устранения всех негативных факторов ручной обработки, обеспечения порядка и оперативности в движении входящих и исходящих документов, соблюдения сроков и надлежащего хранения данных. Применение на предприятии СЭД Comindware позволяет построить с партнерами плодотворное сотрудничество и избежать претензий от представителей контролирующих органов.

В типовом решении системы предусмотрена комбинация основных опций и функций для быстрой интеграции в деятельность любого предприятия, которые в дальнейшем могут быть изменены и адаптированы под индивидуальные нужды организации.

  
Виды и способы организации документовСправочник документации предприятия
Входящие/исходящие документы
Организационные документы
Протоколы проведенных совещаний
Кадровое делопроизводство
Бизнес-процессыПодготовка, согласование и утверждение контрактов и проектов.
Исполнение поручений руководителя
Подготовка и проведение конференций и совещаний
ФункционалАвтоматическое генерирование документов
Автораспознавание деловых бумаг
Сканирование через камеру мобильного приложения
Запуск бизнес-процессов в автоматическом режиме
Работа через мобильные приложения
Интеграция с системами ECM

Задачи СЭД

После интеграции СЭД Comindware клиент, по сути, платит не за процесс обработки данных, а за своевременно поставленную продукцию или оказанные услуги своим партнерам. Система позволяет пользователю избавиться от волокиты с бумагами, заменив бумажные документы электронными, и полностью сконцентрироваться на бизнес-процессах. Например, можно избежать согласования объемного текста типового договора и перейти к согласованию карточки контракта, которая полностью умещается на мониторе.

Карточка договора

Использование мобильных устройств

Пользователи СЭД Comindware могут контролировать поставленные задачи или получать распоряжения руководителя через мобильные устройства. Система позволяет оперативно просматривать, согласовывать и утверждать различные акты, контракты, проекты, а также сканировать информацию с бумажных носителей через камеру мобильного устройства. Сроки обработки данных благодаря такому подходу значительно сокращаются, а результативность бизнес-процессов растет.

Мобильное приложение

Преимущества СЭД Comindware в сочетании с ВРМ-системой

На практике СЭД рассматривается как техническое средство для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота предприятия, основными задачами которого являются:

  1. Надежное хранение электронных данных предприятия.
  2. Автоматизация процессов движения и обработки электронных документов.
  3. Контроль и управление статусами электронных документов.
  4. Отслеживание движения документа на всех этапах обработки и его быстрый поиск в архиве организации.

Функциональная задача комплекса СЭД Comindware плюс ВРМ-система лежит на более высоком уровне: не просто обработка электронной документации, но ещё и автоматизация деятельности сотрудников предприятия, результатом которой должна стать повышение его ценности как делового партнера. Через электронный документооборот совершается переход к эффективному управлению бизнес-процессами предприятия.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x