Как на предприятии организовать электронный документооборот
Под словом «документооборот» скрывается очень трудоемкая и муторная работа, знакомая любому секретарю, кадровику и менеджеру: обработка огромного количества бумажных документов, без которых трудно представить деятельность современного предприятия. Управление информационными ресурсами и документацией организации — это очень сложный процесс. Система электронного документооборота Comindware позволяет максимально автоматизировать эту процедуру, существенно увеличить скорость обработки информации, снизить потери времени и затраты на обмен данными.
Содержание
Какие проблемы решает электронный СЭД?
При ручной обработке бумаг ошибка одного сотрудника может негативно повлиять на работу всего предприятия. Потеря какого-либо важного акта, контракта или ошибка в его содержании вполне могут испортить репутацию организации. При отсутствии автоматизированного документооборота нередки такие негативные факторы:
- утеря документов;
- рост затрат на обработку сведений;
- несвоевременное принятие важных решений;
- слишком медленное движение бумаг между сотрудниками и отделами;
Автоматизация обработки документов
Система электронного документооборота (СЭД) Comindware разработана для устранения всех негативных факторов ручной обработки, обеспечения порядка и оперативности в движении входящих и исходящих документов, соблюдения сроков и надлежащего хранения данных. Применение на предприятии СЭД Comindware позволяет построить с партнерами плодотворное сотрудничество и избежать претензий от представителей контролирующих органов.
В типовом решении системы предусмотрена комбинация основных опций и функций для быстрой интеграции в деятельность любого предприятия, которые в дальнейшем могут быть изменены и адаптированы под индивидуальные нужды организации.
| Виды и способы организации документов | Справочник документации предприятия |
| Входящие/исходящие документы | |
| Организационные документы | |
| Протоколы проведенных совещаний | |
| Кадровое делопроизводство | |
| Бизнес-процессы | Подготовка, согласование и утверждение контрактов и проектов. |
| Исполнение поручений руководителя | |
| Подготовка и проведение конференций и совещаний | |
| Функционал | Автоматическое генерирование документов |
| Автораспознавание деловых бумаг | |
| Сканирование через камеру мобильного приложения | |
| Запуск бизнес-процессов в автоматическом режиме | |
| Работа через мобильные приложения | |
| Интеграция с системами ECM |
Задачи СЭД
После интеграции СЭД Comindware клиент, по сути, платит не за процесс обработки данных, а за своевременно поставленную продукцию или оказанные услуги своим партнерам. Система позволяет пользователю избавиться от волокиты с бумагами, заменив бумажные документы электронными, и полностью сконцентрироваться на бизнес-процессах. Например, можно избежать согласования объемного текста типового договора и перейти к согласованию карточки контракта, которая полностью умещается на мониторе.
Использование мобильных устройств
Пользователи СЭД Comindware могут контролировать поставленные задачи или получать распоряжения руководителя через мобильные устройства. Система позволяет оперативно просматривать, согласовывать и утверждать различные акты, контракты, проекты, а также сканировать информацию с бумажных носителей через камеру мобильного устройства. Сроки обработки данных благодаря такому подходу значительно сокращаются, а результативность бизнес-процессов растет.
Преимущества СЭД Comindware в сочетании с ВРМ-системой
На практике СЭД рассматривается как техническое средство для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота предприятия, основными задачами которого являются:
- Надежное хранение электронных данных предприятия.
- Автоматизация процессов движения и обработки электронных документов.
- Контроль и управление статусами электронных документов.
- Отслеживание движения документа на всех этапах обработки и его быстрый поиск в архиве организации.
Функциональная задача комплекса СЭД Comindware плюс ВРМ-система лежит на более высоком уровне: не просто обработка электронной документации, но ещё и автоматизация деятельности сотрудников предприятия, результатом которой должна стать повышение его ценности как делового партнера. Через электронный документооборот совершается переход к эффективному управлению бизнес-процессами предприятия.
