Главная » Электронный документооборот » Электронный документооборот: выгоды применения в органах государственной власти

Электронный документооборот: выгоды применения в органах государственной власти

Несколько лет назад Правительством РФ была поставлена задача перевести большую часть документов в госструктурах в цифровой формат. Электронный документооборот в органах государственной власти позволяет существенно упростить работу структурных подразделений и облегчить жизнь не только их сотрудникам, но и посетителям.

Почему именно электронный документооборот

Благодаря документам, переведенным в цифровой формат, удается существенно сократить трудовые и временные затраты. При этом все управленческие решения принимаются намного быстрее, уровень исполнения заданий существенно повышается, а контролировать их становится проще простого.

Электронные документы ускоряют взаимодействие со всеми государственными структурами, а также филиалами отдельно взятого подразделения. С помощью такого документооборота можно существенно увеличить скорость обслуживания населения, а также обеспечить прозрачность всей получаемой им информации.

Специалисты считают, что таким образом можно существенно снизить общие расходы государственных органов, которые направлены на взаимодействие друг с другом и посетителями.

Как формируются виртуальные документы

Применение электронного документооборота в госструктурах Специально для электронного документооборота создается единая система, которой удобно пользоваться сотрудникам государственного предприятия. Единое информационное пространство зачастую формируется между большим количеством филиалов, это позволяет организации успешно функционировать на территории нескольких городов или даже стран.

Электронные приказы, распоряжения и письма теряются намного реже, в отличие от бумажных, – это еще один плюс использования такого оборота. Найти любой запрос от гражданина и ответ на него очень просто, для этого необходимо ввести:

  • код;
  • неполные реквизиты пользователя;
  • иную информацию о посетителе.

Благодаря электронной документации сроки принятия решений по тем или иным вопросам снижаются с нескольких дней до нескольких часов, в независимости от расстояния, на котором находятся все задействованные в решении вопроса люди. Документация прозрачна, с ней может ознакомиться любой желающий.

Плюсы электронной документации

Электронный документооборот для государственных служащих позволяет сэкономить внутреннее взаимодействие сотрудников – это становится возможным с помощью автоматизации всех служебных документов. Сроки выполнения тех или иных обязательств перед клиентами четко фиксируются в системе, что помогает эффективно распределять задачи между сотрудниками организации.

Бумаги в цифровом формате хранятся в общем реестре, который может иметь огромное количество филиалов по всей стране. Найти необходимый документ в архиве можно за несколько минут, что очень важно при потребности срочно решить вопрос. Процесс работы с архивом существенно упрощается, при этом общая стоимость хранения всей документации снижается в несколько раз.

С помощью цифровой документации посетители госструктур смогут сэкономить большое количество времени, ведь они могут воспользоваться официальными порталами для получения всей необходимой информации.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x