Главная » Электронный документооборот » Функции системы электронного документооборота (СЭД)

Функции системы электронного документооборота (СЭД)

Благодаря внедрению новейших информационных технологий таких, как системы электронного документооборота, бизнес поднялся на новый уровень развития. С помощью СЭД управление как процесс стало намного проще. СЭД позволяют переводить информацию с аналоговых носителей на цифровые и управлять ею посредством компьютера. Данная универсальная система имеет свои принципы, функции, задачи и цели. Рассмотрим более подробно принципы и функции системы электронного документооборота.

Электронный документооборот

Что такое СЭДЭлектронный документ – это набор кодов, несущих в себе определенную информацию, которую может «прочитать» вычислительная техника. Электронный документооборот – это информационный поток в виде совокупности документов, находящихся в цифровом формате. Система такого документооборота представляет собой информационный комплекс, построенный на смарт-технологиях. Принципы СЭД:

  • одноразовая идентификация документа в системе;
  • множественность источников доступа к одному и тому же документу;
  • непрерывность;
  • согласованность работы всех элементов схемы;
  • моментальный поиск полноценного документа по минимальному его фрагменту;
  • высокая степень прозрачности.

Основные функции СЭД преимущественно зависят от типа и формы самой системы.

На данный момент существует общая классификация систем компьютерного обмена данными:

  1. Системы, имеющие постоянно развивающиеся поисковые инструменты, а также огромные информационные хранилища.
  2. СЭД с развитыми возможностями «workflow», которые обеспечивают поток информации по заранее заданным маршрутам.
  3. Смарт-системы. Дают возможность эффективного управления и развития организации.
  4. СЭД, разработанные для совместного сотрудничества нескольких участников.
  5. Разработки, оснащенные пакетом дополнительных функций.

Этот перечень не является полным, так как развитие информационных технологий не стоит на месте. Функции СЭД можно рассмотреть на примере электронной коммерции (ЭК). Всем известен факт, что ее основополагающими моментами стали первые разработанные системы электронного документооборота. Вся структура ЭК состоит исключительно из потока информации, которая закодирована с помощью цифровых носителей. В этой сети принимает участие множество физических и юридических лиц по всему земному шару. Во время обмена электронными данными контрагенты должны быть полностью уверены в том, что вся информация будет использована по назначению. Исходя из этого принципа, можно перечислить следующие функции систем электронного документооборота:

  • Безопасность. Вся информация, имеющаяся в базах обмена данными, должна быть надлежащим образом защищена. Одним из способов защиты и заверения цифровых документов стала электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные сертификационные центры.
  • Версионность. Любой цифровой документ может находиться в системе в большом количестве тиражей, причем разных форматов.
  • Моментальный поиск. Самые современные СЭД разработчики «заправляют» мощнейшими поисковыми системами, которые способны в считанные секунды найти даже самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.
  • Своевременное предоставление уведомлений. Учитывая, что СЭД обладает огромными объемами информации, которую могут одновременно обрабатывать крупные группы персонала, нужно отметить, что всякая информационная система оснащается множеством вспомогательных программ, которые могут своевременно представить отчеты и уведомления по тем или иным операциям.
  • Наличие маршрутизаторов, а также заданий для пользователей.
  • Интеграция с электронной почтой. Эта функция важна на всех уровнях управления. Документы движутся не только внутри фирмы. Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить от внутреннего потока к внешнему.
  • Рациональное строение имеющихся хранилищ и баз данных. Цифровые архивы или резервные источники информации встроены практически во все СЭД.
  • Сканирование и полное распознавание информации. Именно так происходит процедура трансформации бумажного документа в электронный.
  • Информационная поддержка на всех уровнях работы.

Как видим, весь функционал СЭД направлен исключительно на развитие и совершенствование организационных процессов любых субъектов, которые тем или иным образом столкнулись с работой в цифровом формате.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x