Положение об электронном документообороте – нужно ли оно?
Эффективная работа системы ЭД требует регламентации на локальном уровне. Такая задача может быть решена посредством внесения изменений в существующую инструкцию по деловодству. В некоторых случаях целесообразно утвердить положение об электронном документообороте отдельным документом.
Содержание
Выгода нормативного урегулирования ЭД
Переход сотрудников предприятия от традиционной работы с бумажными документами к ЭД сопряжен с разнообразными трудностями организационного характера. Неизбежно возникают вопросы о:
- возможностях системы;
- алгоритме действий с документами;
- оформлении результата работы с текстами.
Регламентация ЭД:
- обеспечит однообразное понимание и применение установленных правил;
- повысит исполнительскую дисциплину;
- упростит адаптацию к работе новым сотрудникам.
Общие требования к нормам документооборота
Регламентация процессуальной деятельности подлежит постоянному усовершенствованию, а внедрение системы ЭД должно стать дополнительным толчком в этом направлении.
Начать следует с анализа действующих регуляторных актов на предмет их актуальности и соответствия реалиям хозяйственной деятельности учреждения. Либо понадобится констатировать их отсутствие.
В связи с появлением новой формы делопроизводства, руководителю нужно:
- четко сформулировать требования к организации ЭД;
- оформить их в виде акта;
- довести его к сведению персонала под расписку, а в случае необходимости – провести инструктаж;
- требовать неукоснительного исполнения предписаний.
Кому поручить составление положения и какими нормами его снабдить?
Эту важную миссию стоит возложить на отдел, ответственный за координацию процедур бумажного документооборота, – секретариат или канцелярию.
Неоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации ЭД. Стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку ЭД требует контроля над качеством производимых в ней процессов.
Акт, призванный упорядочить ЭД, должен содержать:
- понятие и цели ЭД;
- требования к электронной цифровой подписи;
- порядок предоставления документу юридической силы;
- способы защиты документа от несанкционированных изменений;
- условия и способы заверения подлинности оригинала и его копий;
- порядок создания или автоматической генерации электронного документа и его отправки адресату;
- место хранения электронной документации и ее носителей.
Акты, регулирующие движение и учет документов
Независимо от количества наемных работников, сложности иерархичной структуры юридического лица и объемов его реального документооборота, необходимо разработать следующие документы.
- Комплексное положение о документообороте учреждения, устанавливающее правила работы одновременно с бумажными и электронными носителями.
- Детальные регламенты работ:
- относительно разработки нормативной документации;
- по подготовке исходящих писем;
- со входящей корреспонденцией;
- с обращениями граждан;
- по контролю над исполнением предписаний.
Необходимо также установить правила проведения отдельных процессов, таких как:
- архивное дело;
- управление документацией;
- совместная работа нескольких лиц над документацией.
Стоит ли выделять регуляторный акт по ЭД в отдельный документ?
На первый взгляд, целесообразным кажется наличие двух отдельных положений о бумажном и электронном документообороте. Но, приступив к их составлению, разработчики быстро придут к выводу, что:
- документ является базовой единицей для обеих систем;
- требования к его реквизитам единообразны;
- принципы организации деловодства неизменны.
Таким образом, общие положения придется либо дублировать в этих актах, либо установить, что положение об электронном документообороте в организации является специальным по отношению к общей инструкции по деловодству. При этом пользоваться им будет крайне неудобно.
Варианты составления комплексного акта могут быть следующие:
- Актуализация существующего положения о документообороте путем внесения в содержание разделов, регулирующих ЭД.
- Анализ предписаний каждого раздела действующего акта о деловодстве и адаптация его для нужд ЭД.
