Главная » Электронный документооборот » Положение об электронном документообороте – нужно ли оно?

Положение об электронном документообороте – нужно ли оно?

Эффективная работа системы ЭД требует регламентации на локальном уровне. Такая задача может быть решена посредством внесения изменений в существующую инструкцию по деловодству. В некоторых случаях целесообразно утвердить положение об электронном документообороте отдельным документом.

Выгода нормативного урегулирования ЭД

Зачем необходимо положение об ЭДПереход сотрудников предприятия от традиционной работы с бумажными документами к ЭД сопряжен с разнообразными трудностями организационного характера. Неизбежно возникают вопросы о:

  • возможностях системы;
  • алгоритме действий с документами;
  • оформлении результата работы с текстами.

Регламентация ЭД:

  • обеспечит однообразное понимание и применение установленных правил;
  • повысит исполнительскую дисциплину;
  • упростит адаптацию к работе новым сотрудникам.

Общие требования к нормам документооборота

Регламентация процессуальной деятельности подлежит постоянному усовершенствованию, а внедрение системы ЭД должно стать дополнительным толчком в этом направлении.

Начать следует с анализа действующих регуляторных актов на предмет их актуальности и соответствия реалиям хозяйственной деятельности учреждения. Либо понадобится констатировать их отсутствие.

В связи с появлением новой формы делопроизводства, руководителю нужно:

  • четко сформулировать требования к организации ЭД;
  • оформить их в виде акта;
  • довести его к сведению персонала под расписку, а в случае необходимости – провести инструктаж;
  • требовать неукоснительного исполнения предписаний.

Кому поручить составление положения и какими нормами его снабдить?

Эту важную миссию стоит возложить на отдел, ответственный за координацию процедур бумажного документооборота, – секретариат или канцелярию.

Неоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации ЭД. Стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку ЭД требует контроля над качеством производимых в ней процессов.

Акт, призванный упорядочить ЭД, должен содержать:

  • понятие и цели ЭД;
  • требования к электронной цифровой подписи;
  • порядок предоставления документу юридической силы;
  • способы защиты документа от несанкционированных изменений;
  • условия и способы заверения подлинности оригинала и его копий;
  • порядок создания или автоматической генерации электронного документа и его отправки адресату;
  • место хранения электронной документации и ее носителей.

Акты, регулирующие движение и учет документов

Независимо от количества наемных работников, сложности иерархичной структуры юридического лица и объемов его реального документооборота, необходимо разработать следующие документы.

  1. Комплексное положение о документообороте учреждения, устанавливающее правила работы одновременно с бумажными и электронными носителями.
  2. Детальные регламенты работ:
  • относительно разработки нормативной документации;
  • по подготовке исходящих писем;
  • со входящей корреспонденцией;
  • с обращениями граждан;
  • по контролю над исполнением предписаний.

Необходимо также установить правила проведения отдельных процессов, таких как:

  • архивное дело;
  • управление документацией;
  • совместная работа нескольких лиц над документацией.

Стоит ли выделять регуляторный акт по ЭД в отдельный документ?

Что такое положение об ЭДНа первый взгляд, целесообразным кажется наличие двух отдельных положений о бумажном и электронном документообороте. Но, приступив к их составлению, разработчики быстро придут к выводу, что:

  • документ является базовой единицей для обеих систем;
  • требования к его реквизитам единообразны;
  • принципы организации деловодства неизменны.

Таким образом, общие положения придется либо дублировать в этих актах, либо установить, что положение об электронном документообороте в организации является специальным по отношению к общей инструкции по деловодству. При этом пользоваться им будет крайне неудобно.

Варианты составления комплексного акта могут быть следующие:

  1. Актуализация существующего положения о документообороте путем внесения в содержание разделов, регулирующих ЭД.
  2. Анализ предписаний каждого раздела действующего акта о деловодстве и адаптация его для нужд ЭД.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x