Положение об электронном документообороте – нужно ли оно?

Эффективная работа системы ЭД требует регламентации на локальном уровне. Такая задача может быть решена посредством внесения изменений в существующую инструкцию по деловодству. В некоторых случаях целесообразно утвердить положение об электронном документообороте отдельным документом.

Выгода нормативного урегулирования ЭД

Переход сотрудников предприятия от традиционной работы с бумажными документами к ЭД сопряжен с разнообразными трудностями организационного характера. Неизбежно возникают вопросы о:

• возможностях системы;
• алгоритме действий с документами;
• оформлении результата работы с текстами.

Регламентация ЭД:

• обеспечит однообразное понимание и применение установленных правил;
• повысит исполнительскую дисциплину;
• упростит адаптацию к работе новым сотрудникам.

Общие требования к нормам документооборота

Регламентация процессуальной деятельности подлежит постоянному усовершенствованию, а внедрение системы ЭД должно стать дополнительным толчком в этом направлении.

Начать следует с анализа действующих регуляторных актов на предмет их актуальности и соответствия реалиям хозяйственной деятельности учреждения. Либо понадобится констатировать их отсутствие.

В связи с появлением новой формы делопроизводства, руководителю нужно:

• четко сформулировать требования к организации ЭД;
• оформить их в виде акта;
• довести его к сведению персонала под расписку, а в случае необходимости – провести инструктаж;
• требовать неукоснительного исполнения предписаний.

Кому поручить составление положения и какими нормами его снабдить?

Эту важную миссию стоит возложить на отдел, ответственный за координацию процедур бумажного документооборота, – секретариат или канцелярию.

Неоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации ЭД. Стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку ЭД требует контроля над качеством производимых в ней процессов.

Акт, призванный упорядочить ЭД, должен содержать:

• понятие и цели ЭД;
• требования к электронной цифровой подписи;
• порядок предоставления документу юридической силы;
• способы защиты документа от несанкционированных изменений;
• условия и способы заверения подлинности оригинала и его копий;
• порядок создания или автоматической генерации электронного документа и его отправки адресату;
• место хранения электронной документации и ее носителей.

Акты, регулирующие движение и учет документов

Независимо от количества наемных работников, сложности иерархичной структуры юридического лица и объемов его реального документооборота, необходимо разработать следующие документы.

1. Комплексное положение о документообороте учреждения, устанавливающее правила работы одновременно с бумажными и электронными носителями.
2. Детальные регламенты работ:

• относительно разработки нормативной документации;
• по подготовке исходящих писем;
• со входящей корреспонденцией;
• с обращениями граждан;
• по контролю над исполнением предписаний.

Необходимо также установить правила проведения отдельных процессов, таких как:

• архивное дело;
• управление документацией;
• совместная работа нескольких лиц над документацией.

Стоит ли выделять регуляторный акт по ЭД в отдельный документ?

На первый взгляд, целесообразным кажется наличие двух отдельных положений о бумажном и электронном документообороте. Но, приступив к их составлению, разработчики быстро придут к выводу, что:

• документ является базовой единицей для обеих систем;
• требования к его реквизитам единообразны;
• принципы организации деловодства неизменны.

Таким образом, общие положения придется либо дублировать в этих актах, либо установить, что положение об электронном документообороте в организации является специальным по отношению к общей инструкции по деловодству. При этом пользоваться им будет крайне неудобно.

Варианты составления комплексного акта могут быть следующие:

1. Актуализация существующего положения о документообороте путем внесения в содержание разделов, регулирующих ЭД.
2. Анализ предписаний каждого раздела действующего акта о деловодстве и адаптация его для нужд ЭД.