Приказ об электронном документообороте на предприятии

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).

Подготовка к переходу

Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует:

1. проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией;
2. выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена;
3. исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения;
4. подготовка регламентирующей документации:

• внесение изменений в существующую инструкцию по бумажному деловодству относительно электронных документов или разработка принципиально новой схемы документооборота;
• разработка детальных регламентов работ с отдельными видами документов: входящими и исходящими; нормативными и индивидуальными; обращениями граждан; требованиями властных структур;
• установление правил архивного, исполнительного, кадрового делопроизводства.

Особенности распорядительных актов руководства

• Документооборот – всеобъемлющий процесс. Трудно найти работника, которого он не касается. По этой причине действие распоряжений и рекомендаций в сфере документооборота должно распространяться на весь персонал.

Приказы по ЭД находится на рубеже разных областей знаний:

1. менеджмента;
2. документационного обеспечения и архивного дела;
3. информационных и цифровых технологий.

Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях

• Локальные акты о документообороте призваны разграничить зоны ответственности между общим отделом (канцелярией) и системными администраторами по внедрению и последующей эксплуатации системы ЭД.
• Система ЭД не может в один момент заменить ранее существовавшую бумажную. Поэтому есть смысл ввести переходной период, в рамках которого можно на равных использовать электронные и бумажные документы, либо дублировать электронный документ сканкопией бумажного. Целесообразно также предусмотреть несколько растянутые во времени этапы вступления в силу положений отдельных нормативных документов о новом документообороте и пунктов приказов руководителя.

Акт руководителя о запуске

Приказ о внедрении электронного документооборота может обязать ответственных лиц провести опытный либо промышленный запуск системы.

Обычно этот локальный акт содержит предписания о:

• принятии в эксплуатацию системы ЭД и повсеместное использование ее возможностей;
• вступлении в силу регулятивной документации (инструкций, регламентов, правил) об организации документооборота;
• круге лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• проведении общего инструктажа и обучения операторов системы ЭД;
• назначении лиц, ответственных за внедрение новых шаблонов делопроизводства и распределение обязанностей между ними.

Приказ должен распространяться на всех работников предприятия и обязать их повсеместно использовать возможности ЭД.

Акт руководителя о работе в системе

Такой документ не менее необходим, чем приказ о внедрении. Он направлен на упорядочение правового поля для деятельности в ЭД и уравнивает действия работников предприятия по созданию, изменению, архивации, уничтожению электронных документов с их бумажными аналогами.

К таким действиям относятся:

• предписания и рекомендации, выдаваемые в рамках системы;
• визирование документов и скрепление их ЭЦП;
• комментарии и разъяснения, предложения, которыми в информационной системе снабжаются проекты документов;
• возложение обязанностей и ответственности и делегирование полномочий относительно документов.