Приказ об электронном документообороте на предприятии
Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).
Содержание
Подготовка к переходу
Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует:
- проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией;
- выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена;
- исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения;
- подготовка регламентирующей документации:
- внесение изменений в существующую инструкцию по бумажному деловодству относительно электронных документов или разработка принципиально новой схемы документооборота;
- разработка детальных регламентов работ с отдельными видами документов: входящими и исходящими; нормативными и индивидуальными; обращениями граждан; требованиями властных структур;
- установление правил архивного, исполнительного, кадрового делопроизводства.
Особенности распорядительных актов руководства
- Документооборот – всеобъемлющий процесс. Трудно найти работника, которого он не касается. По этой причине действие распоряжений и рекомендаций в сфере документооборота должно распространяться на весь персонал.
Приказы по ЭД находится на рубеже разных областей знаний:
- менеджмента;
- документационного обеспечения и архивного дела;
- информационных и цифровых технологий.
Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях
- Локальные акты о документообороте призваны разграничить зоны ответственности между общим отделом (канцелярией) и системными администраторами по внедрению и последующей эксплуатации системы ЭД.
- Система ЭД не может в один момент заменить ранее существовавшую бумажную. Поэтому есть смысл ввести переходной период, в рамках которого можно на равных использовать электронные и бумажные документы, либо дублировать электронный документ сканкопией бумажного. Целесообразно также предусмотреть несколько растянутые во времени этапы вступления в силу положений отдельных нормативных документов о новом документообороте и пунктов приказов руководителя.
Акт руководителя о запуске
Приказ о внедрении электронного документооборота может обязать ответственных лиц провести опытный либо промышленный запуск системы.
Обычно этот локальный акт содержит предписания о:
- принятии в эксплуатацию системы ЭД и повсеместное использование ее возможностей;
- вступлении в силу регулятивной документации (инструкций, регламентов, правил) об организации документооборота;
- круге лиц, которым предоставляется доступ к системе;
- проведении общего инструктажа и обучения операторов системы ЭД;
- назначении лиц, ответственных за внедрение новых шаблонов делопроизводства и распределение обязанностей между ними.
Приказ должен распространяться на всех работников предприятия и обязать их повсеместно использовать возможности ЭД.
Акт руководителя о работе в системе
Такой документ не менее необходим, чем приказ о внедрении. Он направлен на упорядочение правового поля для деятельности в ЭД и уравнивает действия работников предприятия по созданию, изменению, архивации, уничтожению электронных документов с их бумажными аналогами.
К таким действиям относятся:
- предписания и рекомендации, выдаваемые в рамках системы;
- визирование документов и скрепление их ЭЦП;
- комментарии и разъяснения, предложения, которыми в информационной системе снабжаются проекты документов;
- возложение обязанностей и ответственности и делегирование полномочий относительно документов.
