Главная » Электронный документооборот » Система электронного документооборота: возможности, преимущества, проблемы

Система электронного документооборота: возможности, преимущества, проблемы

Бумажный документооборот настолько трудоемок, особенно для крупных предприятий, что их руководители начали искать альтернативу. Вскоре решение нашлось – система электронного документооборота. Ее начали активно внедрять предприятия всего мира, стремясь сэкономить свое время, силы и деньги.

Что такое СЭДЕсли ваша организация осуществляет свою непосредственную деятельность уже на протяжении нескольких лет, самое время задуматься о том, куда именно вы в скором времени будете укладывать все накопившиеся за это время документы. Для хранения всей документации понадобится огромное количество места, и держать его придется в ущерб существующему рабочему пространству.

Также, кто-либо из сотрудников должен уметь ориентироваться в архиве в кратчайшие сроки, что затруднительно при хранении бумажных версий. При этом нужны и денежные затраты.

Системы электронного документооборота могут вам пригодиться, если вы постоянно контактируете со специалистами из других населенных пунктов или даже стран. Визировать все нужные документы можно за несколько часов, используя для этого электронную почту. Пересылка же бумаг может занять месяц, что весьма неудобно, ведь работать необходимо в сжатые сроки.

Почему важно перевести документы в электронный формат

Автоматизированный оборот документов может лишь отчасти изменить работу организации. Контролировать его должны специально подготовленные сотрудники предприятия. Внедрение электронного документооборота потребует от вас предельного внимания и решения большого количества вопросов.

Перевод документации в электронный формат – неизбежная необходимость. Двадцать лет назад его начали использовать представители экономической сферы, тем самым сэкономив огромное количество времени и сил. Все файлы следует обрабатывать в кратчайшие сроки с соблюдением высокого качества – только таким образом удастся существенно ускорить общую работоспособность компании.

Все материалы, использующиеся на территории отдельно взятого предприятия, должны оставаться внутри него. Если где-то произойдет утечка информации, велика вероятность того, что компания станет уязвимой. В связи с этим необходимо решить все сложности, с которыми могут столкнуться все те, кто имеет отношение к бумажному обороту документов:

  • потеря нужных файлов;
  • наличие материалов без автора и конкретного назначения;
  • распространение информации за пределами предприятия;
  • поиск файлов требует большого количества времени;
  • все документы нужно копировать, а значит, тратить больше денег на канцелярию;
  • согласование бумаг требует огромного количества времени и сил.

Если руководство вашего предприятия приняло решение о переходе на электронный документооборот, можно не беспокоиться обо всех вышеупомянутых проблемах. Файлы, переведенные в электронный формат, позволят предприятию добиться высоких результатов:

  1. Работа с материалами значительно упростится, за счет этого удастся увеличить производительность труда работников.
  2. Кроме того, внутри компании сформируется слаженная рабочая структура, которую можно будет использовать даже при наличии филиалов.
  3. Удастся существенно увеличить скорость обработки данных, производительность работников компании, и создать различные права для всех участников бизнес-процесса.

Признаки необходимой для работы СЭД

Итак, система электронного документооборота – это структура, позволяющая минимизировать сложности в работе и увеличить общую производительность. Среди большого количества существующих систем сложно выбрать наиболее подходящую, ведь она должна не только управлять всеми актуальными документами, но и качественно хранить устаревшие.

У каждой из ныне существующих систем имеется собственная задача. Те из них, что занимаются автоматизацией, не позволяют осуществлять качественную маршрутизацию большого количества потоков, отправляемых с помощью оборудования. Поэтому очень важно подобрать наиболее подходящую систему, которая бы целиком и полностью смогла обеспечить высокую работоспособность организации.

Многие сотрудники, занимающиеся оборотом документации на территории отдельно взятого предприятия, не слишком-то хорошо разбираются в данных системах, поэтому часто совершают ошибки. Самая главная из них – покупка системы ERP в качестве панацеи, способной разрешить максимальное количество проблем. ERP обладает целым рядом несовершенств, поэтому лучше всего обзавестись такой системой, которая бы сочетала преимущества ERP и системы ДОУ.

Для выбора наиболее подходящей СЭД, можно придерживаться достаточно простых и в то же время актуальных правил:

  1. Определить, что именно должна делать эта система, каков ее полный функционал.
  2. Рассмотреть все системы, имеющиеся на данный момент на рынке, и выбрать наиболее оптимальную.
  3. Желательно проконсультироваться со специалистом, который наверняка лучше знает, какие именно СЭД стоит брать в работу.
  4. Выбрать систему, легко поддающуюся настройке, после чего проверить ее на работоспособность.
  5. Связаться с производителем СЭД, которая пришлась вам по нраву, и попросить у него демонстрационный вариант программы. Компания пойдет навстречу, ведь вы – ее потенциальный клиент.

Не гонитесь за системой по принципу «чем дороже, тем лучше», некоторые системы электронного документооборота в экономике могут обладать высоким качеством и стоить намного дешевле.

Особенности внедрения

Многие считают, что перевести весь документооборот в электронный формат можно в считанные дни, но это далеко не так. Внедрение может быть произведено в кратчайшие сроки только в том случае, если им занимается целая команда профессионалов. Разумеется, также необходимо понимать, что специалисты за такую скорость потребуют больших денег.

Если вы хотите как можно быстрее начать работать в электронном формате, следует помнить о следующих факторах:

  • сроки внедрения могут зависеть от видов систем;
  • масштабы системы, которую необходимо внедрить, тоже могут повлиять на сроки проведения перевода на электронный документооборот;
  • отдельное время необходимо выделить на обучение пользователей, для которых она и внедряется;
  • если вы хотите, чтобы система работала как можно быстрее и была простой, нужно дополнительно адаптировать ее;
  • адаптация программы занимает большое количество времени, и если вы на нее решились, будьте готовы к ожиданию.

Организовывать электронный документооборот следует, используя схему из шести основных этапов, к котором можно прибавлять дополнительные:

  1. Необходимо провести полное исследование имеющейся структуры в предприятии и выяснить, в чем именно она нуждается больше всего.
  2. Нужно сформировать все справочные материалы, которые могут быть использованы при внедрении новой системы.
  3. Существующую систему понадобится адаптировать к новым потребностям предприятия.
  4. Нужно внедрить новое программное оборудование и протестировать его работу.
  5. Необходимо выявить все недостатки СЭД, затем устранить их и провести тестирование.
  6. Только после этого можно обучать пользователей работать с программным оборудованием.

Все эти этапы могут быть проведены очень быстро. Систем электронного документооборота, обзор которых занимает длительное время, очень много, и все они позволяют проводить параллельное ведение операций. Основной этап здесь – обучение сотрудников компании, ведь от качества работы будет зависеть общая производительность всего предприятия.

Перейти на электронный документооборот можно примерно за полгода при условии того, что все сотрудники предприятия приложат к процессу перехода достаточные усилия. Если же речь идет о внедрении новых систем, это может занять до двух лет. Стоимость таких вариантов может напрямую зависеть от их функционала и других факторов.

Как можно классифицировать системы ЭДО

Существует несколько принципов, согласно которым выделяются классификации систем электронного документооборота. Очень часто многие покупатели ориентируются по месту их создания. В данном случае существуют российские СЭД, иностранные, а также отечественные, которые были созданы с помощью платформ Lotus и Domino.

  • Иностранные компании занялись созданием СЭД вплотную еще тридцать-сорок лет назад, и за это время сумели сформулировать основные потребности, которые имеются у предприятий, желающих использовать продукт. Именно им удалось создать качественное программное обеспечение, а также проработать алгоритмы решения конфликтных ситуаций.
  • Российские СЭД таким прогрессом похвастаться не могут и, именно из-за их низкого качества, компании обходят отечественный продукт стороной. Но у таких систем имеется и одно важное преимущество: они способны учесть отечественную специфику, напрямую влияющую на бизнес-процессы. Речь идет о возможности введения отчества, адресных индексов, российских названий месяцев и т.д. Таким образом, не стоит сразу же сбрасывать со счетов отечественную продукцию.
  • Системы, которые создавались на платформах двух существующих СЭД, стоит выделить отдельно, поскольку они являются универсальным продуктом. Они учитывают российские особенности, однако генеральные механизмы работы были позаимствованы из-за рубежа. В итоге, создается синтез двух классов, сочетающий в себе только самое лучшее.

Что может делать СЭД

Информационные системы электронного документооборота имеют функционал, о котором должен знать каждый их пользователь, прежде чем начинать их применять. Его можно уточнить у производителей, которые, согласно собственным принципам, выделяют главные свойства собственной продукции.

Существуют системы, способные:

  • регистрировать информацию;
  • создавать документы в цифровом формате;
  • автоматизировать архивы и управлять ими;
  • получать информацию из архивов;
  • контролировать обработку данных;
  • наблюдать за работой всех устройств, предназначенных для хранения информации.

Данные классы СЭД могут быть выделены с помощью абсолютно разных признаков, более того, они могут в тех или иных точках пересекаться. Внутри таких систем сразу несколько пользователей могут изменять данные в одном и том же файле.

Подобные классы обладают собственным преимуществом – информативностью. Общий функционал материалов описывается максимально подробно. Любой заинтересованный пользователь легко поймет, куда именно можно отнести имеющуюся информацию. Но в этом случае о классификации говорить преждевременно.

Управление контентом

Специалисты утверждают, что современные системы электронного документооборота представляют собой структуры, способные контролировать контент одного конкретно взятого предприятия. По этому принципу СЭД могут делиться следующим образом:

  • Как работают СЭДуправляющие файлами и их взаимосвязью с бизнес-процессами;
  • обрабатывающие данные и вводящие их в постоянную работу;
  • контролирующие состояние всех записей;
  • способные искать и анализировать полученную информацию;
  • автоматизирующие бизнес-процессы;
  • формирующие коллективную работу;
  • создающие информационное пространство внутри отдельно взятого предприятия.

Несмотря на то, что информативность этого подразделения на классы кажется высокой, здесь тоже имеется высокая вероятность пересечения элементов друг с другом. И здесь необходимо тщательно анализировать имеющуюся систему электронного документооборота.

Компоненты и общая функциональность

Главные требования к системе электронного документооборота, которые предъявляются крупными организациями, – удобство использования и быстрота работы. В этом случае классификация может быть выполнена по наличию общих функциональных признаков и компонентов в системах. Если рассматривать СЭД по такому принципу, то всего имеется более 15 групп компонентов, каждая из которых может быть подразделена еще на 90 типов.

Среди всех групп по этому признаку выделяют те СЭД, которые обязаны вводить и распознавать информацию, регистрировать ее. Также отдельно выделяются те системы, что проводят лингвоанализ, индексацию, поиск данных, обрабатывают их, принимают и отдают файлы. Такие системы могут заниматься репликацией, осуществлять деятельность в интернете и защищать файлы от взлома, их можно использовать для управления информацией и разработкой приложений.

Классификация обладает высокой продуктивностью, с ее помощью удается полностью описывать СЭД, выделять их плюсы и минусы, формировать общие требования к новым разработкам в данной области. Общая функциональная составляющая здесь представлена максимально подробно. С ее помощью создается грамотное и качественное ТЗ.

Как усовершенствовать СЭД

Организация электронной системы управления документооборотом – лишь начало. В дальнейшем вам необходимо будет задуматься о том, как ее усовершенствовать. В каждой СЭД главная единица – отдельно взятый документ, и структура должна приложить все усилия, чтобы сохранить его функциональность. Разработчики офисных приложений работают над тем, чтобы сделать их более удобными, и далеко не все нововведения оказываются удачными.

Три компонента, которые должны быть использованы для обеспечения функциональности документа, это:

  • организационные меры,
  • общий подход,
  • правильные механизмы работы.

С их помощью можно создать мощную структуру, пользователям которой не придется беспокоиться о сохранности своих данных. Описание всех файлов внутри системы поддерживается с помощью специального ПО, установленного заранее.

С помощью автоматизации документооборота удается существенно упростить ведение деятельности со всеми существующими бумагами. СЭД развиваются настолько быстро, что теперь даже внутри одного файла можно сконструировать целую информационную систему. Этой функцией пользуются далеко не всегда, предпочитая создавать документы внутри папок.

Как «живут» документы в цифровом формате

  • «Днем рождения» отдельно взятого документа можно считать день, когда он был создан в системе.

Самостоятельно файл не может появиться, его создание должно быть обязательно кем-то спровоцировано. Документ можно защитить от какого-либо изменения и удаления. Каждая совершенная с ним операция фиксируется, информация о проведенных изменениях всегда остается внутри компьютера, на котором это происходило. Некоторые СЭД сохраняют удаленные версии файлов.

  • Документы на протяжении всей своей жизни постоянно изменяются, ведь пользователи вносят в них необходимые корректировки.

Качество сохранения файла может напрямую зависеть от успешности и быстроты редактуры. Внутри каждой СЭД можно найти правило, которое способно блокировать редактуру документов. С помощью этого правила в один конкретный момент времени документ может быть отредактирован только одним пользователем. Если с информацией работает один человек, второй вынужден ждать – он просто не сможет получить доступ к нужному документу.

  • Плюсы и минусы СЭДИзмененный файл сразу же получает новое имя, но старая версия также остается доступной и при желании пользователь может с ним ознакомиться.
  • Следующий этап – публикация файла.

В этом случае данные в нем уже не изменить. Если же необходимо выполнить изменения в нем, придется создавать совершенно новый документ и уже в него вносить информацию. Однако здесь ситуация может быть иной, в зависимости от используемой СЭД.

  • После этого информация передается в архив, организованный так, что слишком старые файлы убраны на медленные носители, а недавние – на быстрые.

СЭД и ее плюсы

Организация электронной системы управления документооборотом позволяет добиться равнозначных условий для работы сотрудников. Руководство видит всю деятельность своих сотрудников, параллельно накапливая информацию и управляя ею. Скорость работы сегодня очень важна в независимости от сферы деятельности, поэтому электронные версии документов необходимы как никогда.

Системы, занимающиеся документооборотом, очень похожи на те, что используются информационными структурами. Все механизмы работы здесь упрощены и находятся на виду, это важно для рынка программ, на котором постоянно появляется новое ПО. Открытая среда помогает адаптации СЭД под требования отдельно взятой организации. Установить систему и в дальнейшем сопровождать ее – проще простого.

Производители также создали Web-клиент для некоторых систем электронного документооборота. Несмотря на его ограниченную функциональность, он прекрасно подходит для удаленного доступа. Желательно уточнить, сочетается ли Web-клиент с обычными браузерами и можно ли с его помощью получать всю необходимую информацию.

На данный момент невозможно выделить идеальную СЭД, поскольку все они обладают теми или иными плюсами и минусами. Руководству предприятия, которое решило перейти на электронный документооборот, необходимо определиться с функционалом, а после этого постараться выбрать наиболее подходящий вариант.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x