Главная » Электронный документооборот » СЭД или системы электронного документооборота – способ оптимизировать работу с документами

СЭД или системы электронного документооборота – способ оптимизировать работу с документами

Система электронного документооборота (СЭД) – одна из наиболее современных «помощниц» человечества. Она является детищем автоматизированной системы обмена данными. Также эта система породила электронную коммерцию, которая по сей день не может существовать без систем обмена цифровыми данными.

Важнейшей составной частью СЭД является электронный документ. Он представляет собой набор цифровых кодов. С помощью такого закодированного документа физические и юридические лица могут обмениваться информацией в кратчайшие сроки. Благодаря простоте и рациональной организации пользоваться любым из видов СЭДО может любой человек.

Система электронного документооборота как один из важнейших составляющих процесса управления

Что такое СЭДДокументооборот – это перемещение документов организации между ее составляющими элементами. Ранее документы хранились преимущественно в бумажном виде. Такой формат не позволял быстро и легко обработать имеющуюся информацию. Теперь процесс обработки данных включает в себя:

  • создание;
  • хранение;
  • передачу;
  • преобразование.

Таким образом, СЭД – это автоматизированная система накопления, обработки, передачи и хранения электронных данных, которые образуют электронные документы. Такие документы могут быть сохранены и трансформированы только на электронных носителях.

Процесс перевода документов с аналоговых носителей (бумаги) на цифровые – затратное и трудоемкое дело, но оно того стоит. Выбранная вами система сможет окупиться буквально за пару месяцев после ее внедрения.

Принципы СЭД:

  1. Документ может быть зарегистрирован в одной системе только один раз. В такой ситуации можно избежать лишних дубликатов документов.
  2. Обработка одного документа может быть осуществлена из нескольких точек доступа. То есть, в организации происходит оперативная работа со всей имеющейся информацией.
  3. Все данные СЭД находятся в постоянном движении. Так можно в любой момент времени определить, кто именно и каким образом работал с тем или иным документом.
  4. Система построена таким образом, что все ее структурные единицы согласованы между собой, поэтому нет повторяющихся элементов.
  5. Поиск необходимых документов происходит в системе буквально за считанные секунды, обладая при этом минимальной информацией о искомом объекте.
  6. СЭД, благодаря своей рациональной структуре, не только дает возможность ускорения процесса выполнения организационных функций, но и помогает управленцам в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.

Систему электронного обмена данными используют не только юридические лица в качестве коммерческих и некоммерческих организаций, но и физические лица, например, индивидуальные предприниматели.

Внедрение инновационных систем управления

Существуют 4 основные функции менеджмента:

  • планирование;
  • организация;
  • мотивация;
  • контроль.

Должным образом воплощать в жизнь вышеперечисленные управленческие функции помогают современные автоматические системы управления (АСУ), в которые входит СЭД. Однако любое нововведение не всегда бывает просто для освоения самой важной частью любой организации – персоналу. Именно поэтому были выведены классификации проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем документооборота, к которым можно отнести следующие моменты:

  • Проблемы, связанные с профессиональными настроениями персонала. Учеными давно было подмечено, что современному поколению намного проще адаптироваться к переменам в современном мире, чем более старшим поколениям. Поэтому можно сказать, что если на вашем предприятии трудятся люди еще старой закалки, то перевести их с обычного документооборота на цифровой (электронный) будет значительно сложнее, чем «зеленых» специалистов.
  • Некоторые управляющие намеренно не хотят переходить на более новый и удобный формат функционирования организации, так как в результате такого перехода наружу выплывут их теневые схемы работы. Действительно, работа СЭД обеспечивает некую прозрачность всех организационных процессов.
  • Скачкообразный переход от бумаги к компьютеру. Имеется в виду не постепенная адаптация организации к новым условиям, а в некотором смысле насильственное принуждение персонала работать в новых и незнакомых условиях. Руководитель должен ясно понимать, что система электронного документооборота должна вводиться в работу организации только постепенно и во всех структурных подразделениях одновременно. Только с таким подходом можно достичь положительных результатов. Если же переход будет проводиться несогласованно, то система цифрового обмена документами просто не приживется.
  • Множество объективных проблем внедрения систем электронного документооборота.

Какая польза от СЭДТем не менее, большинство хозяйствующих субъектов, контролирующих и страховых структур давно стали использовать инструменты различных электронных систем обмена данными. Вот, например, некоторые виды СЭД используются органами ПФР. Основная цель – создать наиболее комфортные условия для успешного сотрудничества подотчетных субъектов и органов Федерального пенсионного фонда России. Обмен электронными данными в таком случае осуществляется между страхователями и структурными подразделениями ПФ. Если вы хотите стать участником такого сотрудничества, то вам необходимо:

  • Составить заявление о подключении вас к СЭД. Документ оформляется в единственном экземпляре по установленной законодательными актами РФ форме.
  • Подписать соглашение о сотрудничестве. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах (по одному каждой из сторон соглашения).
  • Ознакомиться и подписать дополнительные соглашения между сторонами.

Любой документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью и печатью. Что же делать с электронным документом? В случае с бумагами, находящимися в СЭД, имеет место электронная цифровая подпись. Право на ее получение имеет не только непосредственный руководитель компании, но и любое другое уполномоченное лицо. Выдавать разрешения на такие подписи имеют право только специальные структуры – сертификационные центры. На сегодняшний день именно этот деловой атрибут дает возможность защитить и удостоверить информацию, находящуюся в виде электронного документа.

Применение в госорганах

Что нужно знать об использовании СЭД в органах государственной власти? Внедрение систем электронного документооборота не обошло и эти инстанции. На данный момент вопрос развития электронного документооборота в государственных структурах РФ приобрел стратегическое значение.

Чиновники для качественного и полноценного выполнения своих прямых обязанностей перед государством обязаны постоянно собирать и обрабатывать необходимую информацию. Учитывая масштабы государства, без СЭД делать это просто невозможно. Поэтому на ближайшие несколько лет правительство поставило задачу перевести работу всех государственных органов на электронный формат. В данной ситуации существуют две проблемные стороны:

  • Материальная. Для повсеместного внедрения систем цифрового документооборота необходимы колоссальные денежные средства.
  • Правовая. Придать юридический статус документу может только цифровая подпись, однако необходимо укрепить пока еще шаткую правовую базу, связанную с электронным обменом данными.

Многие специалисты предполагают, что к 2020 году все государственные структуры будут полностью переведены на электронную систему документооборота. Такая реформа даст возможность оперативно выполнять все задачи, поставленные перед государственными служащими.

Правильный выбор

На рынке информационных технологий Российской Федерации появилось огромное количество компаний, которые оказывают услуги по подключению к различным СЭД. Более того, существуют различные тарифные планы на такой сервис. То есть вы можете не только выбрать вид системы, который подходит именно вам, но и способ и форму его использования и оплаты. В умелых руках система электронного документооборота станет надежным инструментом для развития не только отдельных хозяйствующих субъектов, коммерческих и некоммерческих организаций и государственных структур, но и всей страны в целом.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x