Главная » Электронный документооборот » Технологии производства электронного документооборота

Технологии производства электронного документооборота

Мир не стоит на месте, и огромное количество бумаг в архивах и офисах постепенно заменяется электронными документами. Технологии электронного документооборота не являются панацеей, однако с их помощью можно существенно упростить жизнь себе, своим подчиненным и клиентам.

Электронные документы

Электронный документооборот и связанные с этим технологииЕсли вам срочно требуется найти письмо, полученное несколько лет назад, можно озадачить этим вашего секретаря. Но навряд ли он хранит столь большое количество документов в полном порядке, и сможет справиться с этой задачей быстро. Архив бумажных материалов занимает огромное количество места, и на его хранение придется ежегодно тратить деньги.

Кроме того, электронные документы необходимы, если вы постоянно ведете подготовку проектов с контрагентами из других городов. Подписывать необходимые материалы намного проще, ведь вы можете просто переслать документы по электронной почте и подождать пару часов. Функциональность системы достаточно высока. Это позволяет сэкономить огромное количество средств и времени.

Совершенствование системы электронного оборота документов

Документ в данной системе является главной информационной единицей, и система направлена на то, чтобы сохранить его и обеспечить корректную жизнедеятельность. Разработчики офисных приложений продолжают совершенствовать систему, ранее были введены возможности указывать заголовки и автора. Но это новшество не прижилось, как и возможность сохранить разные версии документов, – технология электронного документооборота сейчас не поддерживает эти опции.

Системные организационные меры и единый подход в сочетании с корректными механизмами работы – идеальный вариант. Внутри конкретных продуктов они позволяют создать сильную систему, все документы в которой будут сохранены. Описание каждого файла поддерживается программным оборудованием, использующимся внутри организации.

Автоматизация электронного документооборота позволит упростить процесс работы с важными бумагами. Современные механизмы дают возможность создавать целую систему материалов внутри одного конкретно взятого документа. Это не всегда удобно, поэтому многие создают большое количество файлов внутри папок.

Жизненный путь документов

Датой создания файла считается момент, когда он был сформирован внутри отдельно взятой системы. Документ не может возникнуть сам по себе – это всегда инициируется пользователями. Некоторые файлы специально защищаются от изменения, удаления и переписывания. Все операции с данными документами тщательно протоколируются, а следы существования того или иного файла можно найти в любом компьютере. Кроме того, система может сама сохранить удаленные варианты и предыдущие версии важной бумаги.

Каждый документ неоднократно изменяется, его создатель может вносить в него изменения с течением времени, например, добавлять данные. Качество полученного результата будет зависеть от того, как быстро и успешно прошла его редактура. В системе действует правило, блокирующее редактируемые тексты. Согласно ему, изменить их может только один человек.

Благодаря этому механизму пропадает вероятность того, что один и тот же документ может редактироваться сразу двумя пользователями. Когда с файлом работает один человек, другому придется подождать, ведь он просто не сможет открыть бумагу. Измененный текст автоматически получает новые обозначения, старый текст также сохраняется – его можно открыть и просмотреть в любой момент.

Затем происходит публикация документа, после которой материал становится неизменным. При необходимости произвести в нем изменения нужно будет создать совершенно новый файл, и уже на его основе менять имеющиеся данные. Впрочем, здесь все зависит от версии системы, использующейся для работы с файлами. В некоторых из них есть возможность создания новой версии.

Далее вся информация отправляется в архив, где должна храниться на протяжении установленного организацией времени. Архив должен быть организован специальным образом: нужные файлы должны быть помещены на быстрые носители, а ненужные можно расположить в оборудовании, от которого не требуется быстрая работа.

Как поддерживается хранение информации?

Большая часть существующих систем, работающих с электронным документооборотом, способна поддерживать все жизненные этапы отдельно взятого файла. Но есть свои нюансы:

  • некоторые системы не могут блокировать редактуру материалов только лишь одним пользователем;
  • в некоторых системах невозможно эффективно сохранять документы, они направлены лишь на файлы, регламентированные нормами;
  • существуют системы, в которых организована качественная поддержка перемещения всех внешних электронных материалов, но они не имеют своего архива.

После опубликования файлы возвращаются в систему, к которой можно присоединить электронный архив, где сохранены все документы с сопутствующей информацией. Некоторые системы предлагают стыковать собственные архивы с архивом предприятия, работающего с данными СЭД.

Внутри каждой системы электронного документооборота имеются стандартные компоненты:

  • хранилища файлов и их атрибутов;
  • структурные механизмы, контролирующие логическое функционирование системы.

СЭД и предприятие

Технология применения электронного документооборота позволяет обеспечить прозрачность в работе организации, а также позволяет накапливать знания и управлять ими. В условиях современности, когда скорость работы играет очень важную роль, электронные документы становятся просто незаменимым инструментом.

С технологической точки зрения системы по документообороту ничем не отличаются от прочих информационных структур. Архитектурная составляющая таких механизмов максимально упрощена, согласно требованиям существующего рынка. Концепт открытой среды позволяет адаптировать любую структуру под нужды организации, при этом установка и сопровождение системы существенно упрощаются.

Некоторые системы предлагают собственный web-клиент. Его можно использовать для удаленного доступа, хоть он и обладает ограниченным функционалом. Пользователь может искать и просматривать архивные документы, используя обычный браузер, но этот механизм работает далеко не во всех системах.

Не существует какой-либо идеальной системы хранения электронных документов, ведь каждая из них обладает рядом достоинств и недостатков. Если вы нашли систему, устраивающую вас по стоимости и функционалу, можно не обращать внимания на ее «возраст», и использовать по назначению.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x