Главная » Электронный документооборот » Внедрение СЭД в работу предприятий: плюсы и минусы

Внедрение СЭД в работу предприятий: плюсы и минусы

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.

Как происходит переход на ЭДВнедрение такой системы в любой организации осуществляется в несколько этапов. Главное здесь – автоматизировать работу тех отделов, которые вынуждены обрабатывать огромное количество документации, и где необходим четкий контроль над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Чаще всего это финансовые и HR-отделы.

Подготовка к внедрению

Внедрение системы электронного документооборота должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик после начала ее использования. Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы.

Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями:

  • потеря данных;
  • поступление информации не по месту назначения;
  • материалы приходят с опозданием;
  • приходят не те данные;
  • поставка информации является слишком дорогой.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией. Сотрудники отдела документационного обеспечения управления прекрасно знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации. Будет неплохо, если руководство предприятия попросит работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям.

Также нужно уточнить следующую информацию:

  1. Зачем нужен электронный документооборот?
  2. В чем видится экономический эффект от внедрения СЭД? Какую выгоду смогут извлечь сотрудники предприятия? Как мотивировать сотрудников на введение системы?
  3. Какие документы можно будет обрабатывать с помощью СЭД?
  4. Какое количество документов придется переводить в электронный формат? Каким будет тираж данных материалов? Как часто вы производите реорганизацию предприятия?

Ответив на все эти вопросы, руководство компании получит самую подробную информацию о том, как именно должно быть произведено внедрение электронного документооборота.

Исследование имеющихся документов

Главная особенность, отличающая внедрение СЭД в организацию от прочих бизнес-процессов, заключается в необходимости исследования существующего документооборота. Это актуально для российских компаний, поскольку в зарубежных предприятиях все архивы документов уже обработаны таким образом, что пользоваться ими максимально удобно.

Исследование документов необходимо провести, поскольку это позволит уточнить существующую схему, по которой они обрабатываются. Вы узнаете все о маршрутах файлов и их категориях, получите информацию об их секретности, а также сможете разобраться с тем, какие именно отделения предприятия они обслуживают.

При исследовании всего существующего документооборота необходимо выполнить полный аудит технической инфраструктуры предприятия, а также уточнить квалификацию сотрудников. Очень важно провести аудит максимально детально, тогда все этапы внедрения СЭД можно будет выполнить корректно, не опасаясь появления каких-либо сложностей. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

  • провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно схемы перемещения документации используются на предприятии;
  • выявить организационную структуру, определить ее плюсы и минусы, предложить способы ее оптимизации;
  • составить номенклатуру всей документации, сформировать все необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции по их использованию;
  • провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;
  • выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать оборудование, используемое заказчиком;
  • выявить целесообразность создания дополнительных функций в системе (данная информация должна быть решена с помощью представителей заказчика, поскольку очень часто новый функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти далеко не все предприниматели).

Предпроектное обследование при внедрении СЭД предусматривает использование услуг сотрудников отдела ДОУ. Они играют роль консультантов, экспертов, а также могут участвовать в качестве модераторов при необходимости разрешать сложные вопросы (при расхождении во мнениях между участниками команды, занимающихся внедрением).

Дополнения в исследовательском этапе

Кроме всего прочего, понадобится согласовать все сроки внедрения с теми сотрудниками предприятия, которые имеют отношение к данному процессу. График должен быть выстроен грамотно, с учетом отпусков, текущей загрузки и прочих дополнительных нюансов (например, сезонности бизнеса, которым занимается заказчик).

План внедрения СЭД требует обязательного участия работников отдела документационного обеспечения управления. Именно им придется выполнять функции менеджеров проекта. Они имеют полную информацию о том, насколько сильно загружены те или иные службы, и могут составить точные сроки осуществления данного этапа, опираясь на материалы. Также они могут сформировать рабочую группу, каждый участник которой будет иметь собственное поле работы.

Исследования организации, необходимые для внедрения СЭД, должны проводиться от вышестоящих чинов к нижестоящим. При этом используется иерархическая структура предприятия: вначале опрашивается высшее руководство, затем среднее звено, а потом осуществляется анализ движения всех документов на каждом из рабочих мест.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота предусматривает проведение анкетирования, запросов для получения данных, бесед, а затем – полного анализа информации. Все вопросы при анкетировании составляются таким образом, чтобы получить материалы по системе СЭД.

При проведении аналитической работы понадобится выявить возможности для совершенствования системы, которые могут пригодиться если не каждому сотруднику, то хотя бы руководителям отделов. Далее понадобится рассказать о преимуществах, которые будут получены пользователями после ввода в строй данной системы.

Главные проблемы внедрения систем электронного документооборота связаны с некорректным ее использованием. Нельзя вводить систему такой, какая она есть. В этом случае вам часто придется решать возникающие сложности, при этом вы будете отвлекать людей от их работы, что будет вызывать только лишь раздражение.

Подготовка ТЗ

Осуществление перехода на СЭДЕсли при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия. Существуют определенные технические требования, которые должна обеспечить организация внедрения СЭД, – в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее настройках.

Система должна управляться с помощью простых и понятных команд, ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой работы и функциональных требований. Полный список требований должен всегда находиться у специалистов службы ДОУ.

Остальные этапы

Актуальность внедрения СЭД уже ни у кого не вызывает сомнений. Поэтому переходим к следующему этапу – заключению договора. Он подразумевает утверждение технического задания, общей цены внедрения и объемов работы. Далее начинается подготовка технической инфраструктуры, закупается и устанавливается оборудование.

Затем необходимо установить ПО, рабочие места, проверить работоспособность и произвести настройку всей системы. В этом случае ведущую роль следует отдать специалистам отдела ДОУ – только они имеют полное представление о том, что должно получиться на выходе. После этого наступает один из ответственных этапов – обучение специалистов, которые будут обслуживать электронный документооборот.

Следующий этап связан с эксплуатацией системы. Необходимо проверить, как она будет вести себя в условиях, приближенных к реальности. Этот этап нужен, чтобы проверить, не имеются ли в СЭД отклонения от всех установленных требований и общего техзадания. Сотрудники предприятия проверяют функционирование уже настроенной системы.

На основе полученной информации о недостатках системы осуществляется ее корректировка. Служба ДОУ здесь должна проверить, в полном ли объеме были учтены требования заказчика, и как работает система с пользовательской точки зрения. После проведения проверки систему электронного документооборота допускается вводить в промышленную эксплуатацию. Поддержка системы, начиная с момента подписания акта о завершении разработок, осуществляется службами самого заказчика.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x