Главная » Электронный документооборот » Внедрение систем электронного документооборота

Внедрение систем электронного документооборота

Развивая внешний мир, добавляя в него все большее количество гаджетов и прочих помощников, мы постоянно сталкиваемся с трудностями, повсеместно сопутствующими нашим новым начинаниям. Такая же ситуация и в случае, когда происходит внедрение электронного документооборота, который с каждым годом захватывает все большее количество компаний, стремящихся перейти от аналоговой системы документооборота (бумажной формы) к цифровой (СЭД).

Применение СЭД в современном мире

Переход на систему электронного документооборотаДокументооборот представляет собой процесс создания и дальнейшей обработки важнейших для организации документов. Обработка включает в себя:

  • передачу;
  • хранение;
  • изменение документации.

Система электронного документооборота создана для того, чтобы упростить классическую форму управления организацией. Основные принципы СЭДО:

  1. документ регистрируется и идентифицируется один раз;
  2. доступ к бумагам можно получить с нескольких источников, тем самым позволяя осуществлять более оперативную обработку данных;
  3. существование документа в системе является непрерывным процессом;
  4. управление всей информацией в системе должно быть согласованным, таким образом исключается дублирование документов;
  5. поиск документов в системе осуществляется в считанные минуты, причем информация об искомом может быть представлена в минимальном объеме;
  6. высокая степень защищенности документов и оперативное управление процессами на предприятии.

На сегодняшний день на рынках информационных услуг появляется все большее количество компаний, распространяющих различные виды СЭД.

Трудности, связанные с внедрением инновационных технологий

В основном проблемы внедрения электронного документооборота на всех предприятиях практически одинаковые и большинство из них основываются на человеческом факторе. Вся проблема в том, что если вы как руководитель предприятия внедряете СЭД только в отдельных структурных подразделениях, то результат от такого решения будет только отрицательным. Внедрять систему нужно во всех структурных единицах организации для достижения полного взаимодействия между подразделениями.

Кадровый вопрос

Положительным моментом станет постоянная работа с кадрами. Чтобы избежать так называемого отторжения нововведений, которые вы планируете организовать на предприятии, необходимо постоянно обучать и переобучать персонал. Так вы создадите благотворные условия для введения СЭД.

Основная проблема ныне существующих кадровых служб кроется в том, что многие сотрудники боятся чего-то нового, непознанного. Консервативные убеждения могут не только затормозить процесс адаптации к новым условиям и технологиям, но и вовсе его уничтожить.

Внедрению электронного документооборота должно сопутствовать не только успешное развитие предприятия, но и создание более комфортных условий для сотрудников. Ведь именно люди – это основа любого юридического лица, а не учредительные документы или оборудование.

Представьте, что вам необходимо изменить систему движения документов с обычной на электронную. Такой переход будет по душе не всем, так как люди годами нарабатывали определенные профессиональные навыки, а теперь им необходимо все менять. Чтобы решить данную проблему, руководитель загодя должен провести работу с персоналом. Это означает, что нужно не только поставить всех перед фактом и на этом закончить, а разработать целый план действий, в котором в хронологической последовательности будут расписаны все этапы формирования и внедрения электронного документооборота. Несколько вариантов решения кадровых проблем:

  • В один момент преобразовать что-либо, связанное с работой крупного или малого предприятия, не получится. СЭД также нельзя внедрить за один день. Необходимо подготовить почву для новшества и заодно разузнать, кто из сотрудников наиболее склонен к работе в новом формате. Именно такие люди смогут помочь отстающим. Как известно, людям изучать что-то новое намного проще совместно, а не в одиночку.
  • Переход сделать более плавным сможет переключение на работу с электронной почтой. Такое решение станет прекрасным стартом для тех, кто не особо хочет переходить на работу с информационными технологиями. Электронная почта имеет высокую степень юзабилити, поэтому даже самые ярые сторонники бумаги привыкнут к ней. Сразу после этого можно потихоньку внедрять всевозможные интернет-системы. После электронки сотрудникам будет намного проще искать и распознавать информацию, находящуюся на внутренних серверах компании. В скором времени вы заметите, что люди уже спокойно читают документы с мониторов и не бояться их распечатывать. Было бы очень хорошо, если бы такая почта была частью будущей системы электронного документооборота. К сожалению, так бывает не всегда, поэтому зачастую сотрудникам, привыкшим к одной ЭДО, в скором времени приходиться адаптироваться к иной.

Влияние руководства

Каждый менеджер должен четко понимать, что пока он стоит у руля компании, ему необходимо постоянно осваивать что-то новое и проявлять волю и выдержку. Многие представители начальства не желают подчиняться современным веяниям из-за того, что их поколение было воспитано еще во времена СССР. Вместо того, чтобы изучать отчеты, посланные в электронном виде, они предпочитают живое общение, каждый раз вызывая к себе сотрудников.

Таких работодателей с каждым годом становится все меньше и меньше. А некоторые просто боятся, что после внедрения СЭД у них уже никогда не получится работать в прежнем режиме из-за того, что их деятельность станет более публичной. Каждая из этих ситуаций имеет свои характерные особенности, однако решение у них общее – полная переоценка ценностей руководителя. Либо он ломает себя и меняет организацию, либо остается на одном и том же месте.

Условия и факторы, не зависящие от человека

К объективным факторам, влияющим на процесс внедрения СЭД, относят следующие.

Нестабильная структура предприятия

Постоянные изменения в самой структуре предприятия влекут за собой огромное количество негативных факторов.

Отсутствие стандартной формы документооборота на предприятии в принципе

Юридические лица на территории нашего государства принято регистрировать и ставить на учет в соответствующих инстанциях. Далее субъект сам определяет, как ему организовать работу. Когда документооборот вообще не имеет места на предприятии, то это в какой-то степени плюс, так как никому из сотрудников компании не понадобится переучиваться и приспосабливаться к новым условиям. Минус – научить сотрудников вести классический документооборот, на который будет потрачено достаточно много времени и сил, а далее – перевести эту же систему в электронный формат.

Самым простым и выгодным решением станет только постепенный планомерный переход от бумаги к электронике. Например, организуйте пробный проект, который должен быть реализован с помощью электронной системы документооборота. Такой тест даст общее понятие о том, насколько организация готова к внедрению электронного документооборота.

Основные проблемы, возникающие в процессе внедрения системы

Каковы же трудности, которые чаще всего встречаются на первых этапах внедрения систем ЭДО?

Правила обеспечения электронных документов юридической силой

Что написано пером, не вырубишь топором. Это выражение будет актуально на многие века, но преимущественно для бумажных вариантов документов. Электронный формат обмена информацией требует высокого уровня защиты.

На сегодняшний день такую защиту способна обеспечить только электронная подпись субъекта. Именно ей выпала участь защищать важнейшие документы от посягательств с внешней стороны. С ее помощью можно осуществлять безопасный обмен данными внутри организации. Запомните, что применять ЭЦП можно только в том случае, если вы заранее оговорили со своими контрагентами все условия использования на документах такого варианта вашей подписи.

СЭД не имеет конечной цели полностью вытеснить бумажный документооборот. Он просто помогает облегчить жизнь сотрудников на предприятии. Чтобы избежать проблемы, связанные с документами, имеющими электронную подпись, не поленитесь по возможности хранить те документы, на которых стоят «живые» подписи и печати.

Взаимодействие с окружающим миром

Особенности электронного документооборотаВсем тем, кто решился перейти на СЭД, необходимо уяснить себе, что эти новые системы в России появились относительно недавно, поэтому не все копании перешли на такую форму оборота документов внутри предприятия. А это означает, что некоторое время данная система будет давать сбои в работе.

На данный момент в РФ электронную подпись можно беспрепятственно применять только во время заключения мелких сделок на общих основаниях. Разработки законопроектов, разрешающих применять ЭЦП на всех документах в независимости от сложности контракта, длятся по сей день.

Миграция некоторых видов документов

Процесс трансформации бумажных документов в электронный формат – весьма трудоемкое и финансово затратное дело. А все из-за того, что оцифровка должна быть тщательнейшим образом спланирована. Представьте, что кто-то по невнимательности или по иным причинам при переносе данных с бумажного документа в цифровой допустит множество грубых ошибок. В таком случае не только этот документ может остаться забракованным, но и весь проект. Лучше лишний раз перестраховаться, чем в будущем отвечать за свою халатность.

Важно: старайтесь не выбрасывать бумажные варианты ваших документов до тех пор, пока трудности более или менее не отступят. На особо значимые конференции, собрания и симпозиумы руководству стоит брать оба варианта.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x