Главная » Электронный документооборот » Законодательство об электронном документообороте в РФ

Законодательство об электронном документообороте в РФ

Российские компании стали все чаще использовать в своей работе электронный документооборот. Применение такого способа ведения бизнеса позволяет выполнять не только текущие задачи, но и совершать безопасные сделки с организациями-партнерами. Помимо этого, намного упрощается процедура предоставления отчетности в контролирующие органы, поскольку вся документация может передаваться через интернет.

Какие акты регулируют использование ЭДО

Что говорит ФЗ об электронном документооборотеЗакон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи».

Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи.

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации рассматривает возможность предоставления цифровых документов как доказательной базы в случае возникновения споров между организациями.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации устанавливает аналогичные правила.

Федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять ЭДО при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и пр.

Где должен использоваться электронный формат документов

С 1 января 2015 года налогоплательщики, которые обязаны представлять декларации (расчеты) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа документов в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ, см. подробный комментарий). Речь идет о направлении налогоплательщику требований о представлении документов, об уплате налогов, о вызове в налоговый орган.

Комментируемый закон уточняет, что обеспечить получение этих документов следует не позднее 10 дней со дня, в котором у налогоплательщика возникли основания для подачи электронной отчетности. Они перечислены в п. 3 ст. 80 НК РФ:

  • превышение среднесписочной численности работников за предыдущий год количества в 100 человек;
  • создание организации с численностью работников более 100 человек;
  • применение НДС.

Обязанность будет исполненной, если у налогоплательщика (или его уполномоченного представителя) есть договор на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту его учета и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Если получение документов осуществляется через представителя налогоплательщика, то должны быть также документы, подтверждающие его полномочия.

Что касается обязанности представить данные документы в налоговый орган, то она прямо предусмотрена только для документов, подтверждающих полномочия представителя налогоплательщика – их следует подать в течение трех дней со дня передачи полномочий.

Если налогоплательщик-организация не обеспечит электронный документооборот с налоговым органом, операции по ее счетам в банке и переводы электронных денежных средств могут быть приостановлены. Такое решение может быть принято в течение 10 дней с момента, когда налоговый орган установил неисполнение этой обязанности.

Принятое решение отменяется на следующий день после того, как налогоплательщик все-таки обеспечит электронный документооборот с налоговым органом.

Какой должна быть цифровая документация

По законодательству электронный документооборот, а именно документы, должны соответствовать следующим требованиям:

  • Использование данных только в установленном правительством порядке. Компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
  • Признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
  • Соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса. Это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.

Электронная подпись

Наиболее важным регулирующим документом в данной сфере является закон, который регламентирует использование электронной подписи (ЭП) для подтверждения подлинности и достоверности информации. Данный элемент является не только средством для обеспечения безопасности данных против их подделки. Его применение представляет собой законное основание для начала правовых отношений между организациями.

ФЗ «Об электронном документообороте» предусматривает выполнение электронной подписью следующих функций:

  • является символом письменной формы документа;
  • выражает добровольность подписания конкретным лицом;
  • дает возможность признать документ достоверным;
  • исключает вероятность внесения каких-либо изменений после подписания;
  • идентифицирует личность, использовавшую подпись для документов;
  • выражает подтверждение того, что информация была подписана уполномоченным специалистом.

Использование корпоративной информационной системы в компаниях

В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.

Подобная система призвана облегчить работу предприятий для совершения различных сделок со своими партнерами или заключения договоров со сторонними организациями. В данном регулирующем документе должны содержаться не только правила, но и приложения, необходимые для регламентирования корпоративного электронного документооборота.

Сотрудники компаний обязаны выполнять требования, созданные для такой системы, сразу же по заключении договора, предусматривающего их согласие с ее использованием.

В состав договорной документации, которая регламентирует корпоративный документооборот в электронном виде, входят следующие данные:

  • правила использования подобной системы;
  • подтверждение о соблюдении правил (договор о присоединении к ним);
  • Электронный документооборот и законодательство РФприложения к основному документу (каким образом должны решаться спорные ситуации, порядок применения электронной цифровой подписи).

Помимо этого, в организации могут разрабатываться и другие договоры, которые регламентируют применение в работе конкретных видов информационного, технического и программного обеспечения. Если сотрудник соглашается с данными правилами, то он автоматически становится участником электронного документооборота.

Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями.

Договорная документация в компаниях обычно регламентирует следующие вопросы:

  • характер условий, необходимых для вступления сотрудника в корпоративную информационную систему;
  • порядок выполнения правил для электронного документооборота;
  • возможность внесения дополнений или изменений в установленные правила;
  • порядок прекращения использования корпоративной информационной системы.

Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения достоверности данных.

Поделитесь материалом в соц сетях:

Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x