Заявление о подключении организации к электронному документообороту
Электронный документооборот – это универсальная информационная система, которая позволяет осуществлять сбор, обработку, передачу и хранение информации, принадлежащей юридическим и физическим лицам. Для того, чтобы стать участником такой системы, субъекту необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту.
С помощью систем СЭД теперь можно:
- быстро и легко заключать сделки с контрагентами на дальних расстояниях;
- мгновенно отправлять и получать денежные переводы по всему миру;
- оперативно сдавать финансовую отчетность;
- избавиться от лишней бумажной волокиты;
- хранить свои персональные данные на удаленных серверах.
В Российской Федерации система электронного документооборота получила множество приверженцев, число которых с каждым днем растет.
СЭДО – шаг навстречу будущему
Для чего была придумана СЭДО? Система электронного обмена документами создавалась специально для того, чтобы упростить работу сотрудников различных организаций и ведомств в области обработки информации. Как и все инновационные технологии, система ЭДО имеет свои преимущества и недостатки. К плюсам относятся:
- высокая скорость обмена данными между контрагентами;
- мгновенная идентификация каждого документа;
- максимальная защита данных от несанкционированного взлома и использования их в корыстных целях посторонними лицами;
- сокращение бумажной волокиты и приближение к принципам рациональной бюрократии.
Недостатками повсеместного внедрения системы электронного документооборота являются:
- не все организации и физические лица способны максимально быстро перестроиться с обычного режима работы на усовершенствованный (в электронном формате);
- шаткая правовая основа системы электронного документооборота в нашем государстве;
- электронные носители информации не такие надежные, как классические.
Система электронного документооборота на предприятии обычно внедряется на протяжении длительного промежутка времени. Так руководителю намного проще самому привыкнуть к нововведению, а самое главное – научить своих сотрудников работе в совершенно иных условиях.
Важное решение
Электронный документооборот на сегодняшний день встречается во всех сферах человеческой деятельности. Стоит отметить, что электронная коммерция как таковая не смогла бы и дня просуществовать без системы ЭДО.
Именно эта система способствует развитию внешних и внутренних экономических партнерских отношений нашего государства с другими. Предпринимателю теперь нет необходимости пересекать границы чужого государства для того, чтобы заключить наиболее выгодную сделку. Основная масса межбанковских финансовых операций также «привязана» к электронной системе документооборота. Ведь для проведения определенной транзакции на крупную сумму денег теперь не нужно отправлять охраняемую инкассаторскую машину, а с помощью буквально нескольких кликов в режиме онлайн можно сделать это без особых усилий и значительных финансовых затрат. Все расчетные счета большинства мировых банков держаться на СЭД.
Зачем нужно подключение к СЭД?
На данный момент многие юридические лица и индивидуальные предприниматели в целях экономии своего времени стараются поменьше в реальности контактировать с местными контролирующими органами, такими, как Федеральная налоговая служба или с органами ФПФР. Да и сами эти инстанции в целях повышения экономического достатка государства с помощью привлечения новых субъектов хозяйствования поспособствовали внедрению и разработке местных систем ЭДО.
Такая система избавит своих клиентов от длительных поездок по управлениям и инспекциям и даст возможность благополучно и в установленные сроки подавать всю необходимую отчетность.
Чтобы стать участником системы обмена электронными данными с местными инстанциями субъекту хозяйствования необходимо заполнить специальную форму, которая называется заявлением о подключении к системе ЭД.
Если вы планируете осуществлять обмен электронными документами со службой Пенсионного фонда России, то предварительно вам придется пройти несколько подготовительных этапов, главным из которых становится само заполнение заявления о подключении к ЭД. Обратите свое внимание на то, что сейчас появилось большое количество частных компаний, которые предоставляют услуги по подключению к всевозможным системам электронного документооборота. Существуют также различные тарифные планы на оказание подобных услуг. После окончательного выбора вида системы и тарифов на ее оплату можно приступать к оформлению документов для подключения. Вам понадобится:
- составить заявление о подключении к СЭД;
- пользовательское соглашение, которое дает вам право на законных основаниях обмениваться информацией по средствам каналов телекоммуникационных сетей;
- другие дополнительные соглашения.
Чистые бланки данных документов, а также образцы их заполнения вы можете найти на официальном сайте Федерального пенсионного фонда России.
Заявление о подключении составляется в единственном экземпляре и направляется в региональное отделение ПФ РФ, а вот соглашение должно быть составлено в двух экземплярах и подписано лицом, на которое оформлялся сертификат на получение цифровой подписи для подачи отчетности в электронном виде.
Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту? Для этого нужно скачать на компьютер программу-клиент и в нужные поля внести необходимые данные. Если вы не заполните то или иное поле или заполните его неправильно, то программа просто не даст вам перейти к следующему пункту.
