Электронные документы в кадровом делопроизводстве: пора вносить предложения

На Федеральном портале проектов нормативных правовых актов представлен для обсуждения проект закона об использовании в кадровом делопроизводстве документов в электронной форме.

Разработчиками проекта предложена такая трактовка понятия «письменная форма документа»:

• документ, оформленный на бумажном носителе и лично подписанный соответствующим лицом;
• электронный документ (ЭД), подписанный электронной подписью (ЭП).

Предложены такие условия использования электронной подписи в трудовых правоотношениях:

• работодатель создал и внедрил локальный нормативный акт, которым установлены порядок использования ЭП и равная значимость бумажных и электронных форм документов;
• работники ознакомлены с этим внутренним актом под роспись; если работник выразил несогласие с документом, по его письменному заявлению ЭП в отношениях с данным лицом не применяется;
• работодателем приняты меры для использования ЭП: установлен порядок ее проверки и хранения ЭД.

Кроме того, законопроект не допускает применение ЭП в довольно широком перечне документов, относящихся к:

• оформлению приема на работу, а также к трудовому договору — на разных стадиях его существования;
• ответственности материальной и дисциплинарной;
• документальному оформлению удержаний из заработной платы.