Электронная отчетность – способ упростить ведение бизнеса

Вступление в силу закона «Об ЭЦП» 2002 года создало техническую возможность отправлять в контролирующие инстанции юридически значимую корреспонденцию с подтверждением личности отправителя. С этого момента электронная отчетность постепенно вошла в обыденную практику. В скором времени она может полностью заменить собой бумажный документооборот с властными структурами.

Электронная форма отчетности с использованием телекоммуникационных каналов выгодна как предприятиям, так и органам государственной власти. С одной стороны она обеспечивает быстрый обмен информацией, а с другой – конфиденциальность и неизменность переданных данных.

При этом интернет-отчетность – главный, но не единственный объект возможной передачи. Органы исполнительной власти с помощью специального программного обеспечения:

• принимают обращения в произвольной форме;
• дают официальные разъяснения нормативных актов;
• предоставляют административные услуги;
• выдают справки и выписки из реестров.

Особенности применения безбумажного документооборота

Электронная отчетность через интернет позволяет юридическому лицу или частному предпринимателю передавать, а контролирующему органу – принимать и обрабатывать в автоматическом режиме корреспонденцию, необходимую для начисления и проверки уплаты налогов и обязательных сборов.

Электронный документооборот, как правило, включает налоговые декларации, страховую и бухгалтерскую документацию.

Отчеты, заверенные ЭЦП, принимают территориальные органы

• федеральных фондов:

1. пенсионного;
2. обязательного медицинского страхования;
3. социального страхования;

• государственных служб:

1. налоговой;
2. статистики;
3. по регулированию алкогольного рынка;
4. по тарифам;
5. по контролю над финансовыми рынками.

Когда существует обязанность применять безбумажный документооборот?

Вот полный перечень ситуаций, когда юридическое лицо обязано подавать отчетность в электронном виде.

1. Предоставление налоговой декларации учреждением, среднесписочное количество наемных работников которого за прошлый календарный год превысило 100 человек. Создание (в том числе путем реорганизации) такого юридического лица.
2. Исключительно электронная отчетность предусмотрена для плательщиков НДС.
3. Оформление работодателем страховой документации в ПФ РФ при средней численности персонала более 50 человек также проводится в безбумажной форме.

Остается открытым вопрос о том, можно ли, внедрив электронную систему документооборота с контролирующими органами, в будущем вернуться к бумажной отчетности. На данный момент только налоговое законодательство установило прямой запрет.

Предоставление сведений через оператора

В отношениях электронного документооборота принимают участие три стороны:

• предприятие, сдающее отчетность;
• контролирующая государственная структура;
• специализированное учреждение – оператор связи, деятельность которого лицензируется.

Выбор такого способа взаимодействия реализуется посредством обеспечения предприятия доступом к предоставленным оператором телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированной усиленной ЭЦП.

Такое партнерство имеет массу преимуществ для бухгалтера, а именно:

• онлайн электронная отчетность может быть направлена прямиком из офиса в любое время, в том числе – в выходные дни;
• нет нужды дублировать электронные документы бумажными;
• система анализирует несоответствия и указывает на допущенные технические ошибки или описки;
• шаблоны отчетности обновляются автоматически;
• документально подтверждается сам факт и время получения корреспонденции контролирующим органом;
• в течение определенного промежутка времени (как правило, суток), налогоплательщик и страховщик получают сообщение о полноте выполненных обязательств, имеющейся задолженности или переплате;
• переданные данные защищены от несанкционированного просмотра и исправлений;
• действует система «обратной связи» – можно запрашивать и получать автоматически сгенерированную справку о состоянии расчетов с бюджетом или внебюджетным фондом.

Сдача отчетности

Бухгалтер выполняет следующие действия:

• заполняет шаблон или загружает его с бухгалтерской программы (например, 1С);
• проверяет документ на корректность, проставляет ЭЦП и отправляет;
• в порядке «обратной связи» получает подтверждение о получении отчета и протокол проверки от государственной структуры;
• прикрепляет полученный протокол к отчету в бумажном или электронном виде.

Все готово, отчет сдан.

Следует отметить, что отдельные системы программного обеспечения позволяют отправить отчетность через интернет прямо из бухгалтерской программы, без переноса в промежуточную.

Следует обратить внимание на следующее:

• поскольку документ перемещается в оцифрованном виде, с его содержанием могут ознакомиться только бухгалтер и инспектор; инженеры технической поддержки имеют возможность отследить движение документа, но не видят его текста;
• каков бы ни был результат – принятие к сведению, отказ в принятии, возврат на доработку – бухгалтер в любом случае получает доказательство подачи отчета и протокол о его рассмотрении;
• в случае возникновения конфликта, оператор не будет сторонним наблюдателем, а примет участие в его разрешении. Он документально подтвердит факт направления документа.

On-line и off-line системы

Отчитывающееся учреждение (абонент) может формировать отчетность, отправлять ее и получать результат проверки, находясь в on-line режиме непосредственно на сервере оператора.

Особенностями такой работы является функциональная ограниченность и мобильность: поскольку установки не требуется, бухгалтер может находится за любым персональным компьютером, достаточно знаний паролей и выхода в сеть интернет.

Оff-line система предоставляет бухгалтеру больше технических возможностей, но требует установки. В зависимости от ситуации, режимы работы можно произвольно менять.