Электронная отчетность – способ упростить ведение бизнеса
Вступление в силу закона «Об ЭЦП» 2002 года создало техническую возможность отправлять в контролирующие инстанции юридически значимую корреспонденцию с подтверждением личности отправителя. С этого момента электронная отчетность постепенно вошла в обыденную практику. В скором времени она может полностью заменить собой бумажный документооборот с властными структурами.
Электронная форма отчетности с использованием телекоммуникационных каналов выгодна как предприятиям, так и органам государственной власти. С одной стороны она обеспечивает быстрый обмен информацией, а с другой – конфиденциальность и неизменность переданных данных.
При этом интернет-отчетность – главный, но не единственный объект возможной передачи. Органы исполнительной власти с помощью специального программного обеспечения:
- принимают обращения в произвольной форме;
- дают официальные разъяснения нормативных актов;
- предоставляют административные услуги;
- выдают справки и выписки из реестров.
Содержание
Особенности применения безбумажного документооборота
Электронная отчетность через интернет позволяет юридическому лицу или частному предпринимателю передавать, а контролирующему органу – принимать и обрабатывать в автоматическом режиме корреспонденцию, необходимую для начисления и проверки уплаты налогов и обязательных сборов.
Электронный документооборот, как правило, включает налоговые декларации, страховую и бухгалтерскую документацию.
Отчеты, заверенные ЭЦП, принимают территориальные органы
- федеральных фондов:
- пенсионного;
- обязательного медицинского страхования;
- социального страхования;
- государственных служб:
- налоговой;
- статистики;
- по регулированию алкогольного рынка;
- по тарифам;
- по контролю над финансовыми рынками.
Когда существует обязанность применять безбумажный документооборот?
Вот полный перечень ситуаций, когда юридическое лицо обязано подавать отчетность в электронном виде.
- Предоставление налоговой декларации учреждением, среднесписочное количество наемных работников которого за прошлый календарный год превысило 100 человек. Создание (в том числе путем реорганизации) такого юридического лица.
- Исключительно электронная отчетность предусмотрена для плательщиков НДС.
- Оформление работодателем страховой документации в ПФ РФ при средней численности персонала более 50 человек также проводится в безбумажной форме.
Остается открытым вопрос о том, можно ли, внедрив электронную систему документооборота с контролирующими органами, в будущем вернуться к бумажной отчетности. На данный момент только налоговое законодательство установило прямой запрет.
Предоставление сведений через оператора
В отношениях электронного документооборота принимают участие три стороны:
- предприятие, сдающее отчетность;
- контролирующая государственная структура;
- специализированное учреждение – оператор связи, деятельность которого лицензируется.
Выбор такого способа взаимодействия реализуется посредством обеспечения предприятия доступом к предоставленным оператором телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированной усиленной ЭЦП.
Такое партнерство имеет массу преимуществ для бухгалтера, а именно:
- онлайн электронная отчетность может быть направлена прямиком из офиса в любое время, в том числе – в выходные дни;
- нет нужды дублировать электронные документы бумажными;
- система анализирует несоответствия и указывает на допущенные технические ошибки или описки;
- шаблоны отчетности обновляются автоматически;
- документально подтверждается сам факт и время получения корреспонденции контролирующим органом;
- в течение определенного промежутка времени (как правило, суток), налогоплательщик и страховщик получают сообщение о полноте выполненных обязательств, имеющейся задолженности или переплате;
- переданные данные защищены от несанкционированного просмотра и исправлений;
- действует система «обратной связи» – можно запрашивать и получать автоматически сгенерированную справку о состоянии расчетов с бюджетом или внебюджетным фондом.
Сдача отчетности
Бухгалтер выполняет следующие действия:
- заполняет шаблон или загружает его с бухгалтерской программы (например, 1С);
- проверяет документ на корректность, проставляет ЭЦП и отправляет;
- в порядке «обратной связи» получает подтверждение о получении отчета и протокол проверки от государственной структуры;
- прикрепляет полученный протокол к отчету в бумажном или электронном виде.
Все готово, отчет сдан.
Следует отметить, что отдельные системы программного обеспечения позволяют отправить отчетность через интернет прямо из бухгалтерской программы, без переноса в промежуточную.
Следует обратить внимание на следующее:
поскольку документ перемещается в оцифрованном виде, с его содержанием могут ознакомиться только бухгалтер и инспектор; инженеры технической поддержки имеют возможность отследить движение документа, но не видят его текста;- каков бы ни был результат – принятие к сведению, отказ в принятии, возврат на доработку – бухгалтер в любом случае получает доказательство подачи отчета и протокол о его рассмотрении;
- в случае возникновения конфликта, оператор не будет сторонним наблюдателем, а примет участие в его разрешении. Он документально подтвердит факт направления документа.
On-line и off-line системы
Отчитывающееся учреждение (абонент) может формировать отчетность, отправлять ее и получать результат проверки, находясь в on-line режиме непосредственно на сервере оператора.
Особенностями такой работы является функциональная ограниченность и мобильность: поскольку установки не требуется, бухгалтер может находится за любым персональным компьютером, достаточно знаний паролей и выхода в сеть интернет.
Оff-line система предоставляет бухгалтеру больше технических возможностей, но требует установки. В зависимости от ситуации, режимы работы можно произвольно менять.
