Главная » Электронная отчетность » Как происходит сдача отчетности в электронном виде

Как происходит сдача отчетности в электронном виде

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей сдача отчетности в электронном виде – новый формат современного делопроизводства. Сегодня уже нет нужды собирать огромные папки документов, обрабатывать их и хранить в архивах. Инновационные технологии позволяют осуществлять документооборот в организации при помощи ЭВМ посредством телекоммуникационных каналов связи.

Системы, позволяющие работать «по-новому»

Можно ли сдавать отчеты в электронном видеНесколько десятилетий назад была разработана первая в мире система электронного документооборота, именуемая СЭД. Данная система представляет собой грандиозный информационный поток, который управляется специальным программным обеспечением.

Структурной единицей электронного документооборота является цифровой документ. Это набор закодированных данных, которые сгруппированы и оформлены надлежащим образом. Таким образом, с помощью средств СЭД упрощаются все значимые деловые процессы, в том числе, сдача отчетности через интернет.

Главными преимуществами использования систем электронного документооборота для сдачи отчетности в контролирующие инстанции являются:

  • электронная документация составляется и оформляется намного проще и быстрее, чем в бумажном формате;
  • программы, отвечающие за создание и отправку электронных отчетов, созданы таким образом, что исполнителю будет очень сложно допустить какую-либо ошибку или неточность;
  • чтобы подать необходимую отчетность в налоговую инспекцию, теперь не нужно стоять в длинных очередях, затрачивая при этом драгоценное время, – отправлять все формы можно практически мгновенно по электронной почте;
  • уполномоченное лицо, например, бухгалтер, не сможет оказаться в ситуации, когда налоговый инспектор отказывается принимать отчеты ввиду их несоответствия определенным формам.

Не существует такого понятия, как обязательная сдача отчетности в электронном виде. Но она рекомендуется в случае, если предприниматель нанимает более 100 человек сотрудников. Это значительно упрощает работу по оформлению документации и ее обработке.

Сегодня система электронного документооборота имеет множество типов и видов. Существует несколько классификаций видов СЭДО, а именно:

  • электронные архивы и базы данных – это системы, созданные для накопления и хранения всей наиболее важной информации;
  • системы со встроенными маршрутизаторами и задачами для пользователей;
  • цифровые «управляющие»;
  • системы, ориентированные на сотрудничество нескольких сторон;
  • системы со встроенными дополнительными модулями.

Перед тем, как выбрать конкретный вид СЭД для работы своей организации, менеджер должен задаться вопросом, а какие цели преследует сама организация, на какие результаты она настроена. Не думайте, что СЭД создана исключительно для юридических лиц. Эта система предназначена также и для физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, и для других субъектов. При помощи подобных информационных систем электронная сдача отчетности превращается в удобный и быстрый процесс для любого пользователя.

Электронная связь с контролирующими органами

Ни для кого не секрет, что теперь государственная регистрация хозяйствующих субъектов происходит в упрощенной форме. Связь с контролирующими органами исполнительной власти и страховыми организациями страхователь может поддерживать при помощи современных телекоммуникационных каналов связи.

Передача отчетности в электронном виде может быть произведена между субъектом хозяйственной деятельности и следующим инстанциям:

  • Федеральным пенсионным фондом;
  • Федеральной налоговой службой;
  • страховыми компаниями и прочими организациями.

Однако для соединения с этими органами субъекту необходимо пройти ряд процедур, связанных с переходом на электронный документооборот.

Стратегически важное решение

Любой субъект, занимающийся хозяйственной деятельностью, должен прекрасно понимать, что переход от обычного документооборота к электронному – стратегически важное решение. Вначале придется столкнуться с некоторыми трудностями, которые в конечном итоге изживут себя, а выбранная СЭДО окупится в минимальные сроки.

В современном мире практически все отрасли деятельности человека работают с применением различных гаджетов, которые помогают людям решать те или иные поставленные задачи. В связи с этим для упрощения деловых процессов и появилась СЭД. Она дает возможность не только руководителю грамотно управлять своими подчиненными, но и бухгалтерам точно в сроки без лишних затрат времени сдавать отчетность в местные органы контроля и учета. Сдача электронной отчетности с помощью систем ЭДО стала популярной в современных компаниях. Она происходит преимущественно посредством сети интернет, например, через электронную почту.

Правительство РФ поставило перед собой цель – переведение 100% государственных служб на СЭД до 2020 года. Такое решение позволяет ускорить и оптимизировать все государственные процессы.

Особенности процедуры перехода на систему электронного документооборота

Если вы решили, что классический документооборот уже не подходит для вас и настал момент попробовать что-то новое и совершенное, то вам необходимо знать следующее:

  1. Отправка отчетности через интернет возможна только после подачи официального заявления о том, что вы хотите подключиться к системе электронного документооборота. Заявление заполняется преимущественно в электронной форме. Оно имеет четко определенную структуру, которая была утверждена на законодательном уровне. Данный документ заполняется в единственном экземпляре и направляется в выбранную инстанцию.
  2. В обязательном порядке необходимо заполнить основное и дополнительное соглашения. Эти два документа заполняются в нескольких экземплярах, чтобы каждый из них достался всем сторонам договора.

При осуществлении бумажного документооборота все документы подписываются уполномоченными лицами, а их подписи закрепляются оттисками специальных печатей. Как же быть с документом, который вручную подписать не представляется возможным? В таком случае на помощь приходит электронная цифровая подпись.

Как получить ЭЦП?

На законодательном уровне предусмотрено, что заверять электронные документы можно при помощи ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Она не только обеспечивает заверение документа, но и защищает его от несанкционированного взлома. В некотором смысле аналогом электронной подписи является цифровой ключ.

Электронный ключ получить можно в местном отделении Федеральной налоговой службы по месту регистрации налогоплательщика. Запомните, что между электронным ключом и цифровой подписью существует разница. Так называемый «ключ» подходит только для электронной сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Для других отчетов он не подходит. А вот электронная подпись способна заверить абсолютно любой документ для любой инстанции. Однако получить ее можно исключительно в сертификационных центрах.

Чтобы получить ЭЦП, необходимо написать заявление о ее предоставлении, составить договор и подать необходимые документы. Получателю также нужно запастись каким-нибудь цифровым носителем, например, флешкой либо диском. На них и будут записаны ключи и подписи. Для индивидуального предпринимателя, который работает без печати, предусмотрена одна электронная подпись. Если же в качестве получателя выступает юридическое лицо, то в данном случае сертификационный центр выдает сразу три ЭЦП, каждая из них предназначена для руководителя организации, главного бухгалтера и печати юрлица.

Как сдать отчет в налоговую в электронном видеЕсли вы не знаете, как сдавать отчетность через интернет, какие нужны документы для перехода на СЭД, как получить право на использование ЭЦП, то вам в этом вопросе могут помочь специалисты компаний, которые за определенную плату оказывают помощь клиентам в решении подобных заданий. Вам не нужно будет выполнять вышеуказанные операции, все сделают за вас. От вас будет зависеть только получение готового сертификата и генерация ключей доступа.

Программное обеспечение

Вся электронная отчетность подготавливается и оформляется с помощью специальных программных пакетов. Сегодня существуют бесплатные программы, предоставляемые самими контролирующими органами. Также существуют и платные программы, которые имеют более совершенный функционал. Платный вариант – не всегда самый лучший. Выбор программы зависит только от вас.

Перед тем, как сдавать электронную отчетность, тщательно изучите все нормативные акты законодательства, которые связаны с данным вопросом. Несколько раз прочитайте и вникните в положения договора о подключении к электронной системе, а также соглашения сторон. Не подписывайте эти документы без взвешенного решения.

Подача электронных отчетов в контролирующие органы

После того, как субъект получил цифровую подпись или ключ, подписал все соглашения и договоры, он имеет полное право обмениваться с контролирующими органами отчетностью и иной документацией посредством выбранной системы электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. В данном случае связь осуществляется через сеть интернет.

Как сдать электронную отчетность правильно? Электронный отчет создается в специальной программе, корректируется, а далее на него накладывается электронная цифровая подпись. Теперь его можно отправлять в необходимый орган. Помните, что все без исключения системы обмена электронными данными оснащены специальными модулями, которые отвечают за уведомления, приходящие сторонам в подтверждение той или иной операции.

Процедура сдачи отчетности через интернетТак и в данной ситуации: если вы отправили отчет в электронном виде в налоговую инспекцию или в другой орган, то через некоторое время вам должны прислать квитанцию (сообщение) о том, что ваши документы получены. Через еще определенный период времени, иногда оно может длиться 2-3 дня, вам должны прислать второе сообщение о том, что отчетность была проверена и принята. В случае, если в документах имеются ошибки или неточности, то проверяющие органы сообщают об этом. Также уведомление должно содержать в себе полный перечень ошибок. После получения подобного уведомления отправитель обязан в максимально приемлемые сроки исправить все ошибки и снова отправить документацию на проверку.

Важно! Электронная цифровая подпись действительна только в течение срока действия договора об ее предоставлении. Обычно этот срок составляет 1-2 года. В случае с электронными ключами ситуация такая же. Сдать отчетность через интернет можно только после того, как на ней будут оставлены все подписи. Если отчетность сдается представителем организации, то в первую очередь на документ налагается подпись бухгалтера, после свою ЭЦП оставляет руководитель компании, и только в последнюю очередь ставится электронная подпись, которая эквивалентна «мокрой» печати организации. Если налогоплательщик не нанимал бухгалтера, то на электронной отчетности сначала ставится подпись начальника, а уже потом – ЭЦП печати. Если отчетность в электронном виде подает индивидуальный предприниматель, у которого нет бухгалтера и персональной печати, то он оставляет только свою цифровую подпись.

Возможность подачи отчетности в электронном виде через интернет – это настоящий прорыв в современном деловом мире. Отправка электронной отчетности имеет большое количество положительных моментов, которые выражаются в экономии времени и средств налогоплательщиков, а также качественном контроле работы как подотчетной, так и контролирующей стороны.

Поделитесь материалом в соц сетях:

загрузка...
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x